Pengajuan Saya (Cuti, Izin, Lembur, Tugas Dinas)

Ringkasan

Menu Pengajuan digunakan untuk mengajukan Cuti, Izin, Lembur, dan Tugas Dinas, serta memantau status persetujuannya. Setiap jenis pengajuan memiliki daftar, halaman detail, dan formulir pengajuan tersendiri.

Hak Akses

Anda perlu memiliki akun pegawai dan kata sandi dari Koperasi. Anda hanya dapat mengajukan dan melihat pengajuan atas nama Anda sendiri. Persetujuan pengajuan dilakukan oleh atasan/HRD melalui aplikasi staf, bukan melalui Portal Pegawai.

Cuti

Melihat Daftar Pengajuan Cuti

1. Klik Pengajuan pada menu bawah.

Hasil: Anda melihat halaman Pengajuan Cuti, berisi daftar pengajuan cuti Anda beserta jenis cuti, tanggal, jumlah hari, dan status (Menunggu, Disetujui, Ditolak, atau Dibatalkan).

Catatan

Jika belum pernah mengajukan cuti, halaman menampilkan pesan “Belum ada pengajuan cuti” beserta tautan Ajukan Cuti Sekarang.

Mengajukan Cuti Baru

1. Pada halaman Pengajuan Cuti, klik Ajukan Cuti.

2. Pilih Jenis Cuti.
3. Isi kolom Tanggal Mulai.
4. Isi kolom Tanggal Selesai.
5. Isi kolom Alasan (minimal 10 karakter).
6. Klik Ajukan Cuti.

Hasil: Anda kembali ke halaman Pengajuan Cuti dengan pesan “Pengajuan cuti berhasil dibuat dengan nomor (nomor pengajuan).”

Catatan

Kartu Saldo Cuti Tersedia di bagian atas form menunjukkan sisa jatah cuti Anda per jenis cuti, jika sudah tersedia datanya.

Pengajuan ditolak sistem

Pengajuan cuti akan ditolak dengan pesan kesalahan jika:

• Tanggal Mulai berada di masa lalu.
• Alasan kurang dari 10 karakter.
• Saldo cuti untuk jenis cuti tersebut tidak mencukupi.
• Rentang tanggal tumpang tindih dengan pengajuan cuti Anda yang lain.

Periksa kembali isian Anda sesuai pesan kesalahan yang muncul, lalu kirim ulang.

Melihat Detail Pengajuan Cuti

1. Pada halaman Pengajuan Cuti, klik salah satu pengajuan pada daftar.

Hasil: Anda melihat halaman Detail Cuti, berisi nomor pengajuan, status, jenis cuti, tanggal, durasi, alasan, dan tanggal pengajuan.

Membatalkan Pengajuan Cuti

1. Pada halaman Detail Cuti, klik Batalkan Pengajuan.
2. Konfirmasi pembatalan pada dialog yang muncul.

Hasil: Pengajuan berstatus Dibatalkan, dengan pesan “Pengajuan cuti (nomor pengajuan) telah dibatalkan.”

Tidak dapat dibatalkan

Tombol Batalkan Pengajuan hanya muncul jika pengajuan masih berstatus Menunggu, atau berstatus Disetujui namun Tanggal Mulai belum lewat. Cuti yang sudah dimulai atau sudah selesai tidak dapat dibatalkan sendiri; hubungi HRD bila diperlukan.

Izin

Melihat Daftar Pengajuan Izin

1. Pada halaman Pengajuan Cuti, klik tab Izin.

Hasil: Anda melihat halaman Pengajuan Izin, berisi daftar pengajuan izin Anda beserta jenis izin, tanggal, jam, dan status.

Mengajukan Izin Baru

1. Pada halaman Pengajuan Izin, klik Ajukan Izin.

2. Pilih Jenis Izin.
3. Isi kolom Tanggal Izin.
4. Isi kolom Jam Mulai dan Jam Selesai.
5. Isi kolom Alasan (minimal 10 karakter).
6. Klik Ajukan Izin.

Hasil: Anda kembali ke halaman Pengajuan Izin dengan pesan “Pengajuan izin berhasil dibuat dengan nomor (nomor pengajuan).”

Pengajuan ditolak sistem

Pengajuan izin akan ditolak dengan pesan kesalahan jika:

• Tanggal Izin berada di masa lalu.
• Alasan kurang dari 10 karakter.
• Durasi izin melebihi batas jam maksimal untuk jenis izin tersebut.
• Waktu izin tumpang tindih dengan pengajuan izin Anda yang lain.

Melihat Detail Pengajuan Izin

1. Pada halaman Pengajuan Izin, klik salah satu pengajuan pada daftar.

Hasil: Anda melihat halaman Detail Izin, berisi nomor pengajuan, status, jenis izin, tanggal, waktu, alasan, dan tanggal pengajuan.

Membatalkan Pengajuan Izin

1. Pada halaman Detail Izin, klik Batalkan Pengajuan.
2. Konfirmasi pembatalan pada dialog yang muncul.

Hasil: Pengajuan berstatus Dibatalkan, dengan pesan “Pengajuan izin (nomor pengajuan) telah dibatalkan.”

Tidak dapat dibatalkan

Sama seperti Cuti, tombol Batalkan Pengajuan hanya muncul jika pengajuan masih berstatus Menunggu, atau Disetujui dengan Tanggal Izin yang belum lewat.

Lembur

Tidak ada tautan menu ke halaman ini

Berdasarkan pemeriksaan kode, halaman Beranda (Menu Cepat) dan tab navigasi pada halaman Pengajuan Cuti/Pengajuan Izin/Tugas Dinas tidak menyediakan tautan ke daftar Lembur. Tab Lembur hanya muncul pada halaman Lembur itu sendiri. Saat ini Anda perlu membuka alamat /employee/overtime_requests secara langsung untuk mengakses halaman ini.

Melihat Daftar Pengajuan Lembur

1. Buka halaman Pengajuan Lembur (lihat catatan di atas mengenai caranya).

Hasil: Anda melihat halaman Pengajuan Lembur, berisi daftar pengajuan lembur Anda beserta tanggal, jam, jenis hari, dan status.

Mengajukan Lembur Baru

1. Pada halaman Pengajuan Lembur, klik Ajukan Lembur.

2. Isi kolom Tanggal Lembur.
3. Isi kolom Jam Mulai dan Jam Selesai.
4. Pilih Jenis Hari (Hari Kerja, Akhir Pekan, atau Hari Libur).
5. Isi kolom Alasan.
6. Isi kolom Rencana Pekerjaan.
7. Klik Ajukan Lembur.

Hasil: Anda kembali ke halaman Pengajuan Lembur dengan pesan “Pengajuan lembur berhasil dibuat dengan nomor (nomor pengajuan).”

Pengajuan ditolak sistem

Pengajuan lembur akan ditolak dengan pesan kesalahan jika:

• Durasi lembur lebih dari 4 jam untuk Hari Kerja.
• Durasi lembur lebih dari 11 jam untuk Akhir Pekan atau Hari Libur.
• Anda sudah memiliki pengajuan lembur lain pada tanggal yang sama.

Melihat Detail Pengajuan Lembur

1. Pada halaman Pengajuan Lembur, klik salah satu pengajuan pada daftar.

Hasil: Anda melihat halaman Detail Lembur, berisi nomor pengajuan, status, tanggal, waktu, jenis hari, alasan, dan rencana pekerjaan.

Membatalkan Pengajuan Lembur

1. Pada halaman Detail Lembur, klik Batalkan Pengajuan.
2. Konfirmasi pembatalan pada dialog yang muncul.

Hasil: Pengajuan berstatus Dibatalkan, dengan pesan “Pengajuan lembur (nomor pengajuan) telah dibatalkan.”

Tidak dapat dibatalkan

Tombol Batalkan Pengajuan hanya muncul jika pengajuan masih berstatus Menunggu, atau Disetujui dengan Tanggal Lembur yang belum lewat.

Tugas Dinas

Melihat Daftar Tugas Dinas

1. Pada halaman Pengajuan Cuti, klik tab Tugas Dinas. Anda juga dapat mengklik Tugas Dinas pada Menu Cepat di halaman Beranda.

Hasil: Anda melihat halaman Tugas Dinas, berisi daftar surat tugas Anda beserta judul, tujuan, tanggal, dan status.

Mengajukan Tugas Dinas Baru

1. Pada halaman Tugas Dinas, klik Buat Surat Tugas.

2. Isi kolom Judul Tugas.
3. Isi kolom Tujuan / Lokasi.
4. Isi kolom Tanggal Mulai dan Tanggal Selesai.
5. Isi kolom Transportasi (opsional).
6. Isi kolom Estimasi Anggaran (Rp) (opsional).
7. Isi kolom Keterangan (opsional).
8. Klik Buat Surat Tugas.

Hasil: Anda kembali ke halaman Tugas Dinas dengan pesan “Surat tugas berhasil dibuat dengan nomor (nomor surat tugas).”

Pengajuan ditolak sistem

Pengajuan tugas dinas akan ditolak dengan pesan kesalahan jika Tanggal Selesai lebih awal dari Tanggal Mulai, atau Anda sudah memiliki surat tugas lain yang tumpang tindih dengan rentang tanggal tersebut.

Melihat Detail Tugas Dinas

1. Pada halaman Tugas Dinas, klik salah satu surat tugas pada daftar.

Hasil: Anda melihat halaman Detail Tugas Dinas, berisi nomor surat tugas, status, judul, tujuan, tanggal, transportasi, anggaran, dan keterangan (jika diisi).

Membatalkan Tugas Dinas

1. Pada halaman Detail Tugas Dinas, klik Batalkan Surat Tugas.
2. Konfirmasi pembatalan pada dialog yang muncul.

Hasil: Surat tugas berstatus Dibatalkan, dengan pesan “Surat tugas (nomor surat tugas) telah dibatalkan.”

Tidak dapat dibatalkan

Tombol Batalkan Surat Tugas hanya muncul jika surat tugas masih berstatus Menunggu, atau Disetujui dengan Tanggal Mulai yang belum lewat.

Tips & Catatan

Tips

Ajukan cuti, izin, lembur, atau tugas dinas sesegera mungkin setelah Anda mengetahui kebutuhannya, agar atasan/HRD memiliki cukup waktu untuk memproses persetujuan.

Catatan

Bagian Pengajuan Menunggu Approval di halaman Beranda menampilkan jumlah pengajuan Cuti, Izin, dan Tugas Dinas Anda yang masih menunggu persetujuan, dan dapat diklik untuk membuka daftarnya langsung.

Terkait

• Portal Pegawai - Masuk & Dasbor