Cuti & Izin

Ringkasan

Modul Cuti & Izin menangani dua jenis pengajuan yang terpisah: Cuti (memotong saldo cuti tahunan pegawai) dan Izin (keterangan tidak masuk kerja untuk durasi tertentu, misalnya izin datang terlambat). Kedua jenis pengajuan memiliki alur yang serupa: master jenis, pengajuan oleh/untuk pegawai, lalu persetujuan atau penolakan oleh atasan.

Hak Akses

Membutuhkan izin Cuti & Izin untuk melihat, membuat, menyetujui, menolak, dan membatalkan pengajuan cuti maupun izin, serta untuk mengelola saldo cuti. Mengelola Jenis Cuti dan Jenis Izin (master data) membutuhkan izin Master Data tersendiri.

Jika menu Cuti & Izin tidak muncul di sidebar, hubungi admin untuk meminta akses.

Cuti

Mengelola jenis cuti

1. Buka HR › Master Data › Jenis Cuti.
2. Untuk mencari jenis cuti, isi kolom Cari nama atau kode….
3. Klik Tambah Jenis Cuti untuk membuat jenis cuti baru.
4. Isi Nama Jenis Cuti dan Kode.
5. Isi Kuota Default (hari/tahun), Min. Hari Pengajuan Sebelumnya, dan Maks. Hari per Pengajuan sesuai kebutuhan.
6. Centang Cuti Dibayar, Perlu Lampiran, dan/atau Aktif sesuai ketentuan jenis cuti ini.
7. Klik Simpan.

Hasil: Jenis cuti baru muncul pada tabel Jenis Cuti dan dapat dipilih saat pegawai mengajukan cuti.

Untuk mengubah jenis cuti, klik ikon pensil (Edit) pada baris terkait. Untuk menonaktifkan/mengaktifkan, klik ikon status dan konfirmasi dialog Yakin?. Untuk menghapus, klik ikon tempat sampah (hanya muncul jika jenis cuti belum pernah digunakan) dan konfirmasi Yakin ingin menghapus?.

Catatan

Jenis cuti yang sudah pernah dipakai pada pengajuan atau saldo cuti tidak dapat dihapus. Gunakan Nonaktifkan sebagai gantinya agar jenis cuti tidak lagi bisa dipilih untuk pengajuan baru.

Mengelola saldo cuti

1. Buka HR › Cuti & Izin › Saldo Cuti.
2. Perhatikan kartu ringkasan Pegawai, Total Kuota, Terpakai, dan Pending untuk tahun yang dipilih.
3. Gunakan filter Cari, Tahun, Jenis Cuti, dan Pegawai untuk menyaring daftar, lalu klik Cari.
4. Untuk menambah saldo cuti secara manual, klik Tambah Manual, pilih Pegawai, Jenis Cuti, dan Tahun, lalu isi Kuota, Carry Over, Terpakai, Pending, dan Expired. Klik Tambah Saldo.
5. Untuk membuat saldo cuti awal bagi seluruh pegawai aktif pada tahun berjalan sekaligus, klik Inisialisasi Semua dan konfirmasi dialognya.

Hasil: Tabel menampilkan Kuota, Carry Over, Terpakai, Pending, Expired, dan Sisa saldo cuti per pegawai per jenis cuti.

6. Klik ikon mata (Lihat) pada baris saldo untuk membuka halaman detail, yang menampilkan ringkasan saldo, progres penggunaan, dan riwayat pengajuan cuti terkait jenis cuti tersebut.
7. Pada halaman detail, gunakan form Adjustment untuk menambah atau mengurangi saldo: isi Jumlah (gunakan angka negatif untuk pengurangan) dan Alasan, lalu klik Tambah Adjustment.

Hasil: Saldo cuti pegawai berubah sesuai jumlah adjustment, dan riwayatnya tercatat pada bagian Riwayat Adjustment.

Catatan

Setiap adjustment wajib memiliki alasan. Gunakan fitur ini misalnya untuk mengoreksi saldo cuti akibat kesalahan input sebelumnya.

Mengajukan cuti

1. Buka HR › Cuti & Izin › Pengajuan Cuti.
2. Klik Ajukan Cuti.
3. Pilih Pegawai yang mengajukan cuti.
4. Pilih Jenis Cuti, lalu isi Tanggal Mulai dan Tanggal Selesai.
5. Isi Alasan Cuti (minimal 10 karakter).
6. Pilih Pegawai Pengganti (Opsional) jika ada yang menggantikan tugas selama cuti.
7. Periksa saldo cuti pegawai pada panel Saldo Cuti di sisi kanan, lalu klik Ajukan Cuti.

Hasil: Pengajuan tersimpan dengan status Menunggu dan mendapat nomor pengajuan otomatis.

Catatan

Tanggal cuti tidak boleh di masa lalu, saldo cuti harus mencukupi, dan periode cuti tidak boleh tumpang tindih dengan pengajuan cuti lain milik pegawai yang sama.

Menyetujui, menolak, atau membatalkan cuti

1. Buka HR › Cuti & Izin › Pengajuan Cuti, lalu klik Approval.
2. Pada halaman Approval Cuti, tinjau daftar Pengajuan Menunggu Persetujuan beserta nama pegawai, Jenis Cuti, periode, jumlah hari, dan alasan cuti.
3. Klik Detail untuk melihat rincian lengkap sebelum memutuskan, atau langsung klik Setujui/Tolak dari daftar.

Perhatian

Klik Setujui untuk menyetujui pengajuan cuti. Sistem akan meminta konfirmasi (“Setujui pengajuan cuti ini?”) karena aksi ini memotong saldo cuti pegawai.

Perhatian

Klik Tolak, isi kolom Alasan Penolakan (wajib), lalu klik Konfirmasi Tolak. Alasan penolakan akan ditampilkan kepada pegawai pada halaman detail pengajuannya.

4. Untuk membatalkan pengajuan yang masih berstatus Menunggu, buka halaman detail pengajuan lalu klik Batalkan dan konfirmasi dialognya.

Hasil: Status pengajuan berubah menjadi Disetujui, Ditolak, atau Dibatalkan. Saldo cuti pegawai (kolom Terpakai atau Pending) ikut diperbarui sesuai keputusan.

Izin

Mengelola jenis izin

1. Buka HR › Master Data › Jenis Izin.
2. Perhatikan kartu ringkasan Total Jenis Izin, Aktif, dan Pengaruhi Absensi.
3. Klik Tambah Jenis Izin untuk membuat jenis izin baru.
4. Isi Nama Jenis Izin dan Kode.
5. Isi Maksimal Durasi (jam) jika izin ini memiliki batas durasi. Kosongkan jika tidak ada batas.
6. Centang Wajib Lampiran jika pegawai harus melampirkan dokumen pendukung, Pengaruhi Absensi jika izin ini turut dihitung dalam laporan kehadiran, dan Aktif agar jenis izin ini dapat dipilih.
7. Klik Tambah Jenis Izin.

Hasil: Jenis izin baru muncul pada tabel Jenis Izin dan dapat dipilih saat pegawai mengajukan izin.

Untuk mengubah jenis izin, klik ikon pensil (Edit). Untuk menonaktifkan/mengaktifkan, klik ikon status dan konfirmasi dialognya. Untuk menghapus, klik ikon tempat sampah (hanya muncul jika jenis izin belum pernah digunakan).

Mengajukan izin

1. Buka HR › Cuti & Izin › Pengajuan Izin.
2. Klik Ajukan Izin.
3. Pilih Pegawai yang mengajukan izin.
4. Pilih Jenis Izin, lalu isi Tanggal Izin, Jam Mulai, dan Jam Selesai.
5. Isi Alasan Izin (minimal 10 karakter).
6. Klik Ajukan Izin.

Hasil: Pengajuan izin tersimpan dengan status Menunggu dan mendapat nomor pengajuan otomatis.

Catatan

Tanggal izin tidak boleh di masa lalu, durasi izin tidak boleh melebihi Maksimal Durasi (jam) pada jenis izin yang dipilih (jika diatur), dan waktu izin tidak boleh tumpang tindih dengan pengajuan izin lain milik pegawai yang sama.

Menyetujui, menolak, atau membatalkan izin

1. Buka HR › Cuti & Izin › Pengajuan Izin, lalu klik Approval.
2. Pada halaman Approval Izin, tinjau daftar pengajuan yang menunggu persetujuan.
3. Klik Detail untuk melihat rincian lengkap, atau bertindak langsung dari daftar.

Perhatian

Klik Setujui untuk menyetujui pengajuan izin. Jika jenis izin ini memengaruhi absensi, keputusan ini akan tercermin pada data kehadiran pegawai terkait.

Perhatian

Klik Tolak, isi kolom Alasan Penolakan (wajib), lalu klik Konfirmasi Tolak.

4. Untuk membatalkan pengajuan yang masih berstatus Menunggu, buka halaman detail pengajuan lalu klik Batalkan.

Hasil: Status pengajuan izin berubah menjadi Disetujui, Ditolak, atau Dibatalkan.

Tips & Catatan

Tips

Gunakan tombol Approval pada halaman Pengajuan Cuti dan Pengajuan Izin sebagai titik awal harian untuk memeriksa pengajuan yang masih menunggu tindakan Anda. Badge angka merah di sebelah tombol menunjukkan jumlah pengajuan yang menunggu.

Catatan

Cuti dan Izin adalah dua alur yang terpisah dengan master jenis, kuota, dan aturan masing-masing. Cuti memotong saldo cuti tahunan, sedangkan Izin tidak memiliki saldo dan hanya dibatasi durasi jam per pengajuan (jika diatur pada jenis izinnya).

Terkait

• Kepegawaian (HR)
• Manajemen Pegawai
• Kehadiran
• Master Data HR
• Laporan HR