Rotasi & Pengunduran Diri

Ringkasan

Modul ini menangani dua alur pegawai yang terpisah: Rotasi/Mutasi (perpindahan jabatan, unit kerja, lokasi, atau gaji pegawai, termasuk promosi dan demosi) dan Pegawai Resign (pengajuan pengunduran diri pegawai hingga proses clearance dan penonaktifan status pegawai).

Hak Akses

Membutuhkan izin Manajemen Pegawai untuk melihat, membuat, menyetujui, menerapkan, membatalkan, dan mencetak rotasi, serta untuk melihat, membuat, menyetujui, memproses clearance, menyelesaikan, dan membatalkan pengajuan resign.

Jika menu Rotasi/Mutasi atau Pegawai Resign tidak muncul di sidebar, hubungi admin untuk meminta akses.

Rotasi & Mutasi

Membuat rotasi

1. Buka HR › Manajemen Pegawai › Rotasi/Mutasi.
2. Klik Buat Rotasi Baru.
3. Pilih Pegawai.
4. Pilih Jenis Rotasi: Rotasi (pindah jabatan setara), Mutasi (pindah unit/lokasi), Promosi (naik jabatan), atau Demosi (turun jabatan). Bagian formulir yang tampil menyesuaikan pilihan ini.
5. Isi Tanggal Efektif.
6. Untuk Rotasi, Promosi, atau Demosi: pilih Jabatan Tujuan pada bagian Perubahan Jabatan (Jabatan Asal terisi otomatis jika dikosongkan).
7. Untuk Mutasi: pilih Unit Kerja Tujuan pada bagian Perubahan Unit Kerja, dan opsional Lokasi Tujuan pada bagian Perubahan Lokasi.
8. Untuk Promosi atau Demosi: isi Gaji Pokok Baru pada bagian Perubahan Gaji (opsional Gaji Pokok Asal jika berbeda dari data pegawai).
9. Isi Alasan dan Catatan jika diperlukan.
10. Klik Buat Rotasi.

Hasil: Rotasi tersimpan dengan status Draft dan nomor SK otomatis.

Catatan

Tanggal Efektif tidak boleh di masa lalu. Kolom Jabatan Tujuan atau Unit Kerja Tujuan wajib diisi sesuai Jenis Rotasi yang dipilih.

Menyetujui rotasi

1. Buka detail rotasi dari halaman Rotasi/Mutasi dengan mengklik ikon mata (Lihat) pada baris rotasi berstatus Draft.
2. Pada panel Aksi, klik Setujui Rotasi.
3. Konfirmasi dialog “Yakin ingin menyetujui rotasi ini?”.

Perhatian

Menyetujui rotasi mengubah status menjadi Disetujui dan mencatat Disetujui Oleh beserta waktunya. Rotasi yang sudah disetujui tidak dapat diedit lagi melalui tombol Edit.

Menerapkan rotasi

1. Pada halaman detail rotasi berstatus Disetujui, klik Terapkan Rotasi di panel Aksi.
2. Konfirmasi dialog “Yakin ingin menerapkan rotasi ini? Data pegawai akan diperbarui.”.

Tidak dapat diurungkan

Menerapkan rotasi langsung memperbarui data jabatan, unit kerja, lokasi, dan/atau gaji pegawai sesuai isi rotasi, dan mengubah status menjadi Sudah Efektif. Aksi ini hanya tersedia setelah rotasi disetujui dan Tanggal Efektif-nya tercapai, dan tidak dapat dibatalkan setelah diterapkan.

Membatalkan rotasi

1. Pada halaman detail rotasi, klik Batalkan di panel Aksi.
2. Konfirmasi dialog “Yakin ingin membatalkan rotasi ini?”.

Hasil: Status rotasi berubah menjadi Dibatalkan. Rotasi yang sudah berstatus Sudah Efektif tidak dapat dibatalkan lagi.

Mencetak surat rotasi

1. Pada halaman detail rotasi, klik Cetak Surat di panel Aksi (atau ikon cetak pada daftar rotasi).

Hasil: Berkas PDF surat rotasi terbuka di tab baru.

Melihat riwayat rotasi pegawai

Aplikasi menyediakan halaman Riwayat Rotasi per pegawai yang menampilkan timeline seluruh rotasi, promosi, demosi, dan mutasi pegawai tersebut beserta statistik ringkas (Total Rotasi, Promosi, Rotasi, Mutasi).

Catatan

Pada versi aplikasi saat ini, halaman ini belum memiliki tautan menu atau tombol navigasi langsung dari daftar Rotasi/Mutasi maupun halaman profil pegawai; halaman ini hanya dapat diakses melalui URL yang menyertakan ID pegawai. Konfirmasikan ke tim pengembang apakah tautan menu untuk halaman ini akan ditambahkan.

Pengunduran Diri

Membuat pengajuan resign

1. Buka HR › Manajemen Pegawai › Pegawai Resign.
2. Klik Ajukan Resign.
3. Pilih Pegawai.
4. Pilih Jenis Resign: Resign Sukarela, Pensiun, PHK, Meninggal Dunia, atau Habis Kontrak.
5. Isi Tanggal Pengajuan, Tanggal Efektif, dan opsional Hari Kerja Terakhir jika berbeda dari tanggal efektif.
6. Pilih Kategori Alasan (opsional) dan isi Alasan Detail.
7. Isi Info Keuangan (Pesangon, Sisa Cuti yang Dibayar) jika sudah diketahui; kolom ini opsional dan dapat diisi belakangan.
8. Centang Exit interview sudah dilakukan dan isi Catatan Exit Interview jika exit interview sudah berlangsung.
9. Isi Catatan Tambahan jika diperlukan.
10. Klik Ajukan Resign.

Hasil: Pengajuan resign tersimpan dengan status Menunggu Persetujuan dan nomor pengajuan otomatis.

Menyetujui pengajuan resign

1. Buka detail pengajuan dari halaman Pegawai Resign dengan mengklik ikon mata (Lihat) pada baris pengajuan berstatus Menunggu Persetujuan.
2. Pada panel Aksi, klik Setujui Resign.
3. Konfirmasi dialog “Yakin ingin menyetujui pengajuan resign ini?”.

Perhatian

Menyetujui pengajuan mengubah status menjadi Disetujui dan otomatis membuat Exit Clearance Checklist (daftar item clearance per departemen) untuk pengajuan ini.

Memproses clearance

1. Pada halaman detail pengajuan berstatus Disetujui, klik Mulai Proses Clearance di panel Aksi (langkah ini juga berjalan otomatis begitu satu item clearance pertama diselesaikan).
2. Pada bagian Exit Clearance Checklist, klik Selesai pada setiap item clearance yang telah dituntaskan pegawai, dikelompokkan per departemen. Klik Batalkan pada item yang sudah ditandai selesai jika perlu dikoreksi.

Hasil: Status pengajuan berubah menjadi Proses Clearance, dan progress clearance (persentase item selesai) diperbarui setiap kali sebuah item ditandai selesai.

Menyelesaikan resign

1. Pastikan seluruh item pada Exit Clearance Checklist sudah berstatus selesai dan Tanggal Efektif sudah tercapai.
2. Pada halaman detail pengajuan, klik Selesaikan Resign di panel Aksi.
3. Konfirmasi dialog “Yakin ingin menyelesaikan proses resign? Status pegawai akan dinonaktifkan.”.

Tidak dapat diurungkan

Menyelesaikan resign mengubah status pengajuan menjadi Selesai dan menonaktifkan status pegawai di sistem. Aksi ini hanya tersedia jika seluruh item clearance sudah selesai dan tanggal efektif sudah tercapai, dan tidak dapat dibatalkan setelah diproses.

Membatalkan pengajuan resign

1. Pada halaman detail pengajuan, klik Batalkan di panel Aksi.
2. Konfirmasi dialog “Yakin ingin membatalkan pengajuan resign ini?”.

Hasil: Status pengajuan berubah menjadi Dibatalkan. Pengajuan yang sudah berstatus Selesai tidak dapat dibatalkan.

Tips & Catatan

Tips

Gunakan kartu ringkasan Bulan Ini dan Akan Datang pada halaman Rotasi/Mutasi dan Pegawai Resign untuk memantau perubahan pegawai yang akan segera berlaku.

Catatan

Rotasi dan Resign adalah dua alur yang independen. Rotasi mengubah data jabatan/unit kerja/gaji pegawai yang masih aktif, sedangkan Resign berujung pada penonaktifan status pegawai setelah seluruh clearance selesai.

Terkait

• Kepegawaian (HR)
• Manajemen Pegawai
• Laporan HR