Stock Opname

Ringkasan

Stock Opname (istilah lain: opname stok fisik, stocktake) digunakan untuk mencocokkan stok tercatat di sistem dengan stok fisik hasil hitung di gudang. Prosesnya melalui alur tiga langkah (Detail Opname → Tambah Item → Konfirmasi & Kirim), lalu memerlukan persetujuan atasan sebelum penyesuaian stok benar-benar diposting ke sistem.

Stock opname memiliki enam status:

Status	Arti
Draft	Baru dibuat, item hitungan masih dapat diubah bebas
Dalam Proses	Sedang diisi, item hitungan masih dapat diubah bebas
Menunggu Persetujuan	Sudah diajukan, menunggu keputusan atasan
Disetujui	Disetujui; stok dan jurnal akuntansi sudah diperbarui
Ditolak	Ditolak beserta alasan penolakan
Dibatalkan	Dibatalkan sebelum disetujui

Hak Akses

Membutuhkan izin Inventaris › Stok Opname (lihat, tambah, ubah, hapus). Kemampuan Setujui/Tolak menggunakan izin approve yang terpisah dari izin ubah biasa, dan biasanya hanya diberikan kepada peran seperti Kepala atau Staff senior.

Jika menu ini tidak muncul, hubungi admin untuk meminta akses.

Membuat stock opname

1. Buka Inventaris › Inventaris › Stok Opname (grup submenu di sidebar Inventaris memang bernama “Inventaris”).
2. Klik Buat Stock Opname.

Gambar 1: Formulir pembuatan Stock Opname (langkah 1 dari 3).

Hasil: Anda masuk ke langkah pertama dari alur 3 langkah: Detail Opname → Tambah Item → Konfirmasi & Kirim. Kolom No. Opname terisi otomatis dengan tulisan “Otomatis” dan akan digantikan oleh nomor opname sesungguhnya setelah disimpan.

3. Pilih Gudang (wajib).
4. Isi Tanggal Opname (wajib; terisi otomatis dengan tanggal hari ini).
5. Isi Catatan jika ada.
6. Klik Selanjutnya.

Hasil: Muncul notifikasi “Stock opname berhasil dibuat” dan Anda diarahkan ke halaman Tambah Item.

Menambah dan mengisi item hitungan

1. Pada halaman Tambah Item, klik Tambah Produk untuk membuka jendela (modal) Pilih Produk, cari produk dengan kotak pencarian, centang satu atau beberapa produk, lalu klik Tambahkan (menampilkan jumlah produk yang dipilih).

Anda juga dapat memakai kotak “Scan barcode / ketik SKU + Enter” di pojok kanan atas untuk menambah produk lebih cepat lewat pemindai barcode.

2. Isi kolom Qty Aktual untuk setiap produk sesuai hasil hitung fisik.

Hasil: Kolom Selisih dan Nilai Selisih terhitung otomatis begitu Anda mengisi Qty Aktual, dengan membandingkannya terhadap Stok Sistem.

3. Untuk membatalkan penambahan sebuah produk, klik ikon hapus (tempat sampah) pada baris tersebut, lalu konfirmasi dialog “Yakin ingin menghapus item ini?”.
4. Klik Selanjutnya untuk melanjutkan ke langkah Konfirmasi & Kirim.

Perhatian

Anda harus menambahkan minimal satu item sebelum dapat melanjutkan. Jika belum ada item, aplikasi menampilkan peringatan “Tambahkan minimal 1 item sebelum melanjutkan” dan tidak berpindah halaman.

Mengajukan (submit) untuk persetujuan

1. Pada halaman Konfirmasi & Kirim, tinjau ringkasan Total Item, Item Sesuai, Item Lebih, Item Kurang, serta daftar item dan Total Selisih.

2. Klik Kirim.
3. Muncul dialog konfirmasi “Yakin ingin mengajukan stock opname ini?”. Klik OK (atau tombol setara pada peramban Anda).

Hasil: Muncul notifikasi “Stock opname telah diajukan untuk persetujuan” dan status berubah menjadi Menunggu Persetujuan.

Perhatian

Setelah diajukan, gudang dan item hitungan tidak dapat lagi diubah selama status masih Menunggu Persetujuan. Batalkan atau tunggu hasil penolakan terlebih dahulu jika Anda perlu mengoreksi data.

Menyetujui atau menolak stock opname

1. Buka halaman Detail Stock Opname yang berstatus Menunggu Persetujuan.
2. Klik dropdown Persetujuan di pojok kanan atas.

3. Untuk menyetujui, klik Setujui, lalu konfirmasi dialog “Apakah Anda yakin ingin menyetujui stock opname ini? Stok akan diperbarui sesuai hasil opname.”

Hasil: Muncul notifikasi “Stock opname telah disetujui dan stok telah diperbarui”. Status berubah menjadi Disetujui, dan halaman detail menampilkan kartu Jurnal Akuntansi baru yang tertaut ke jurnal bersangkutan.

Tidak dapat dibatalkan

Menyetujui stock opname langsung memposting pergerakan stok (surplus atau kekurangan) ke setiap produk dan membuat jurnal akuntansi terkait. Setelah berstatus Disetujui, stock opname tidak dapat diubah, dibatalkan, maupun dihapus.

4. Untuk menolak, klik Tolak. Pada jendela yang muncul, isi Alasan Penolakan (Wajib), lalu klik Ya, tolak.

Hasil: Muncul notifikasi “Stock opname telah ditolak”. Status berubah menjadi Ditolak, dan alasan penolakan ditampilkan pada halaman detail.

Membatalkan stock opname

1. Buka halaman Detail Stock Opname yang berstatus Draft, Dalam Proses, atau Menunggu Persetujuan.
2. Klik dropdown Aksi, lalu klik Batal.
3. Konfirmasi dialog “Apakah Anda yakin ingin membatalkan stock opname ini?”.

Hasil: Muncul notifikasi “Stock opname telah dibatalkan” dan status berubah menjadi Dibatalkan.

Catatan

Stock opname yang sudah berstatus Disetujui tidak memiliki opsi Batal, karena penyesuaian stok sudah diposting.

Menghapus stock opname

1. Pada halaman Detail Stock Opname berstatus Draft, klik dropdown Aksi, lalu klik Hapus.
2. Konfirmasi dialog “Apakah Anda yakin ingin menghapus stock opname ini? Tindakan ini tidak dapat dibatalkan.”

Hasil: Muncul notifikasi “Stock opname berhasil dihapus”.

Tidak dapat dibatalkan

Stock opname hanya dapat dihapus selama berstatus Draft. Setelah diajukan (status Dalam Proses ke atas), opsi Hapus tidak lagi tersedia; gunakan Batal sebagai gantinya.

Mencetak dan mengekspor PDF

1. Pada halaman Detail Stock Opname, klik ikon cetak (printer) di pojok kanan atas untuk membuka tampilan cetak di tab baru.

Hasil: Tab baru menampilkan dokumen cetak berisi kop koperasi, informasi opname (No. Opname, Tanggal, Gudang, Status), ringkasan (Total Item, Item Sesuai, Item Surplus, Item Kurang), tabel item lengkap dengan Total Nilai Selisih, catatan, alasan penolakan (jika status Ditolak), dan kolom tanda tangan.

Tips & Catatan

Tips

Isi Qty Aktual langsung di lokasi gudang menggunakan kotak “Scan barcode / ketik SKU + Enter” agar proses hitung fisik lebih cepat dan mengurangi salah input.

Catatan

Gudang pada stock opname yang sudah memiliki item hitungan tidak dapat diubah lagi (dropdown Gudang pada formulir Detail Opname otomatis terkunci). Jika salah memilih gudang, hapus seluruh item terlebih dahulu sebelum mengganti gudang, atau batalkan stock opname dan buat yang baru.

Terkait

• Inventaris
• Pemantauan Stok
• Gudang (Warehouse)