Penggajian Bulanan

Ringkasan

Modul Payroll Bulanan / Karyawan Tetap mengelola penggajian pegawai tetap dan kontrak (bulanan). Pegawai harian dikelola pada menu terpisah, lihat Penggajian Harian. Alur payroll bulanan meliputi generate payroll untuk satu periode, peninjauan dan penyesuaian per pegawai, lalu persetujuan bertahap sebelum dibayarkan.

Hak Akses

Membutuhkan izin Penggajian Bulanan untuk melihat, membuat, menyetujui, menolak, membayar, membatalkan, dan menghitung ulang (recalculate) payroll, serta menambah/mengubah/menghapus adjustment dan melihat/mencetak slip gaji.

Jika menu Penggajian Bulanan tidak muncul di sidebar, hubungi admin untuk meminta akses.

Membuat payroll bulanan

1. Buka HR › Penggajian Bulanan › Payroll.
2. Klik Generate Payroll.
3. Pilih Tahun dan Bulan periode payroll.
4. Periksa Tanggal Pembayaran yang tersaran otomatis dari pengaturan, ubah jika perlu.
5. Periksa rentang Periode Cut-off Absensi (absensi yang dihitung untuk gaji periode ini), ubah jika perlu.
6. Periksa rentang Periode Cut-off Lembur (lembur yang dibayarkan di periode gaji ini), ubah jika perlu.
7. Isi Catatan (opsional).
8. Klik Generate Payroll.

Hasil: Payroll baru tersimpan dengan nomor otomatis dan status Draft. Sistem menghitung gaji pokok, tunjangan, potongan BPJS (pegawai dan perusahaan), serta PPh 21 berdasarkan PTKP untuk seluruh pegawai tetap/ kontrak aktif.

Catatan

Jika payroll untuk periode yang sama sudah ada, sistem menampilkan peringatan Payroll Sudah Ada beserta tautan ke payroll tersebut, dan generate baru tidak dapat dilanjutkan.

Meninjau detail per pegawai

1. Buka halaman detail payroll (klik nomor payroll pada daftar Payroll).
2. Pada tabel Detail Gaji Karyawan, gunakan kolom pencarian Cari nama atau nomor karyawan… untuk menyaring baris.
3. Klik ikon mata (Detail) pada baris pegawai untuk membuka rincian pendapatan, potongan, kontribusi perusahaan, dan perhitungan PPh 21 lengkap pegawai tersebut.

Hasil: Halaman detail pegawai menampilkan rincian Pendapatan, Potongan, Take Home Pay, Kontribusi Perusahaan (BPJS), dan Detail PPh 21 (metode TER atau Progresif Pasal 17).

Menambah penyesuaian (adjustment)

1. Pada halaman detail payroll, klik ikon adjustment (ikon tambah) pada baris pegawai, atau klik Adjustment pada halaman detail pegawai.
2. Pada halaman Adjustment Payroll, isi form Tambah Adjustment: pilih Tipe (Penambahan (Earning) atau Potongan (Deduction)), pilih Nama dari daftar, isi Jumlah, dan isi Keterangan (opsional).
3. Klik Tambah Adjustment.

Hasil: Adjustment tersimpan dan tampil pada tabel dengan label Penambahan atau Potongan. Nilai Total Penambahan, Total Potongan, dan Net Adjustment diperbarui otomatis, dan turut memengaruhi Gaji Bruto serta Take Home Pay pegawai.

Untuk mengubah adjustment, klik ikon pensil pada baris adjustment. Untuk menghapus, klik ikon tempat sampah dan konfirmasi (“Yakin hapus adjustment ini?”).

Catatan

Menambah, mengubah, atau menghapus adjustment hanya dapat dilakukan selagi payroll berstatus Draft.

Menghitung ulang (recalculate)

1. Pada halaman detail payroll yang masih berstatus Draft, klik Recalculate (tersedia selama payroll dapat diedit).
2. Untuk menghitung ulang satu pegawai saja, buka halaman detail pegawai dan gunakan aksi recalculate pada detail tersebut.

Hasil: Nilai gaji bruto, total potongan, dan gaji bersih dihitung ulang berdasarkan data gaji pokok, tunjangan, lembur, BPJS, PPh 21, dan adjustment terkini.

Mengajukan (submit)

1. Buka halaman detail payroll yang berstatus Draft.
2. Klik Submit untuk Approval dan konfirmasi dialog (“Submit payroll untuk approval?”).

Hasil: Status payroll berubah menjadi Menunggu Approval.

Menyetujui atau menolak

1. Buka halaman detail payroll yang berstatus Menunggu Approval.

Perhatian

Klik Approve untuk menyetujui payroll. Sistem akan meminta konfirmasi (“Setujui payroll ini?”). Setelah disetujui, sistem juga membuat voucher pembayaran terkait payroll ini.

Perhatian

Klik Reject untuk menolak payroll. Sistem akan meminta konfirmasi (“Tolak payroll ini? Payroll akan dikembalikan ke draft.”). Payroll kembali ke status Draft untuk diperbaiki.

Hasil: Status payroll berubah menjadi Disetujui atau kembali ke Draft.

Membayar

1. Buka halaman detail payroll yang berstatus Disetujui.
2. Klik Tandai Sudah Dibayar dan konfirmasi dialog (“Tandai payroll sudah dibayar?”).

Tidak dapat dibatalkan

Menandai payroll sebagai sudah dibayar merupakan langkah akhir dari alur penggajian. Pastikan seluruh data gaji dan adjustment sudah benar sebelum menekan tombol ini.

Hasil: Status payroll berubah menjadi Sudah Dibayar, dan slip gaji pegawai (payslip) menjadi dapat diakses oleh masing-masing pegawai.

Membatalkan

1. Buka halaman detail payroll.
2. Klik Batalkan dan konfirmasi dialog (“Batalkan payroll ini?”).

Hasil: Status payroll berubah menjadi Dibatalkan.

Catatan

Payroll yang masih berstatus Draft juga dapat dihapus permanen melalui tombol Hapus pada halaman detail. Aksi ini berbeda dari Batalkan dan tidak dapat dikembalikan.

Melihat dan mencetak slip gaji

1. Sebagai pegawai, buka HR › Slip Gaji Saya (tersedia setelah payroll berstatus Disetujui atau Sudah Dibayar).
2. Gunakan filter Filter Tahun untuk menyaring daftar slip gaji per tahun.
3. Klik kartu periode payroll untuk membuka Detail Slip Gaji.

4. Pada halaman detail, klik Cetak untuk membuka tampilan siap cetak, atau klik Download PDF untuk mengunduh slip gaji dalam format PDF.

Hasil: Slip gaji menampilkan rincian Pendapatan, Potongan, dan Gaji Bersih untuk periode terkait.

Tips & Catatan

Tips

Gunakan kolom pencarian pada halaman detail payroll untuk menemukan pegawai tertentu dengan cepat sebelum melakukan adjustment atau pengecekan detail.

Catatan

Kontribusi BPJS perusahaan (Kesehatan, JHT, JP, JKK, JKM) ditampilkan pada halaman detail pegawai untuk transparansi, namun tidak memengaruhi Take Home Pay pegawai.

Terkait

• Kepegawaian (HR)
• Penggajian Harian
• Manajemen Pegawai
• Kehadiran
• Lembur & Tugas Dinas
• Laporan HR