Master Data HR

Ringkasan

Menu Master Data berisi tabel-tabel referensi yang digunakan di seluruh modul HR: Golongan, Jabatan, Unit Kerja, Shift Kerja, Lokasi Kantor, Komponen Gaji, Hari Libur, Jenis Cuti, dan Jenis Izin. Data pada halaman-halaman ini menjadi pilihan (dropdown) saat mengisi data pegawai, menghitung lembur dan payroll, serta mengatur absensi.

Hak Akses

Membutuhkan izin Master Data pada modul HR. Setiap tabel master memiliki izin sendiri (lihat, tambah, ubah, aktifkan/nonaktifkan, hapus), sehingga menu yang tampil di sidebar Anda bisa berbeda tergantung tabel mana yang diizinkan.

Jika menu Master Data atau salah satu sub-menunya tidak muncul, hubungi admin untuk meminta akses.

Mengelola Golongan

Golongan (Grade) digunakan sebagai dasar perhitungan Nominal Variable pada tarif lembur bulanan (tarif/jam = (Gaji Pokok + Nominal Variable) / 173).

1. Buka HR › Master Data › Golongan.
2. Untuk mencari golongan, isi kolom Cari level golongan… lalu klik Cari.
3. Untuk menambah golongan baru, klik Tambah Golongan, isi kolom Level Golongan (contoh: I, II, A, B), Nominal Variable (Rp), dan Keterangan (opsional), pilih Status (Aktif/Tidak Aktif), lalu klik Tambah Golongan.
4. Untuk mengubah golongan, klik ikon pensil (Edit) pada baris golongan, ubah data yang diperlukan (termasuk Status jika ingin mengaktifkan/menonaktifkan), lalu klik Simpan Perubahan.
5. Untuk menghapus golongan, klik ikon tempat sampah (Hapus) pada baris golongan, lalu konfirmasi dialog Hapus golongan {level}?.

Hasil: Golongan tersimpan dan langsung tersedia sebagai pilihan Golongan pada form data pegawai.

Catatan

Golongan tidak memiliki tombol aktif/nonaktif terpisah pada tabel. Status Aktif/Tidak Aktif hanya dapat diubah lewat form Edit.

Perhatian

Golongan yang sudah dipakai oleh pegawai tidak dapat dihapus. Sistem menampilkan pesan “Golongan tidak dapat dihapus karena masih digunakan oleh N pegawai.”

Mengelola Jabatan

1. Buka HR › Master Data › Jabatan.
2. Untuk mencari jabatan, isi kolom Cari nama atau kode jabatan… lalu klik ikon pencarian.
3. Untuk menambah jabatan baru, klik Tambah Jabatan, isi kolom Nama Jabatan (contoh: Manager IT) dan Kode Jabatan (contoh: MGR-IT, otomatis menjadi huruf besar), pilih Level Jabatan (1 - Eksekutif sampai 7 - Entry Level), centang Jabatan Aktif bila perlu, isi Deskripsi (opsional), lalu klik Simpan Jabatan.
4. Untuk mengubah jabatan, klik ikon pensil (Edit) pada baris jabatan, ubah data, lalu klik Simpan Perubahan.
5. Untuk mengaktifkan/menonaktifkan jabatan, klik ikon status pada baris jabatan, lalu konfirmasi dialog Yakin ingin menonaktifkan/mengaktifkan jabatan ini?.
6. Untuk menghapus jabatan, klik ikon tempat sampah (Hapus), lalu konfirmasi dialog Yakin ingin menghapus jabatan ‘{nama}’?.

Hasil: Jabatan tersimpan dan tersedia sebagai pilihan Jabatan pada form data pegawai serta digunakan untuk hierarki approval.

Catatan

Level Jabatan digunakan untuk hierarki dan alur persetujuan (approval).

Perhatian

Jabatan yang masih dipakai pegawai atau memiliki keterkaitan lain tidak dapat dihapus; tombol Hapus akan dinonaktifkan dengan keterangan alasan saat diarahkan (hover).

Mengelola Unit Kerja

Unit Kerja dapat disusun berjenjang (unit induk dan sub-unit) dan memiliki Kepala Unit.

1. Buka HR › Master Data › Unit Kerja.
2. Untuk mencari unit kerja, isi kolom Cari nama atau kode unit kerja… lalu klik ikon pencarian.
3. Untuk menambah unit kerja baru, klik Tambah Unit Kerja, isi kolom Nama Unit Kerja (contoh: IT Department) dan Kode Unit Kerja (contoh: IT, otomatis huruf besar), pilih Parent Unit jika ini merupakan sub-unit (kosongkan untuk unit induk/root), pilih Kepala Unit (opsional), centang Unit Kerja Aktif, isi Deskripsi (opsional), lalu klik Simpan Unit Kerja.
4. Untuk mengubah unit kerja, klik ikon pensil (Edit) pada baris unit kerja, ubah data, lalu klik Simpan Perubahan.
5. Untuk mengaktifkan/menonaktifkan unit kerja, klik ikon status pada baris unit kerja, lalu konfirmasi dialog Yakin ingin menonaktifkan/mengaktifkan unit kerja ini?.
6. Untuk menghapus unit kerja, klik ikon tempat sampah (Hapus), lalu konfirmasi dialog Yakin ingin menghapus unit kerja ‘{nama}’?.

Hasil: Unit kerja tersimpan dan tersedia sebagai pilihan Unit Kerja pada form data pegawai, serta sebagai cakupan (Berlaku Untuk) pada Hari Libur.

Perhatian

Unit kerja yang masih memiliki pegawai, sub-unit, atau keterkaitan lain tidak dapat dihapus.

Mengelola Shift Kerja

Shift Kerja menentukan jadwal jam masuk-pulang per hari dan toleransi keterlambatan yang digunakan untuk perhitungan absensi.

1. Buka HR › Master Data › Shift Kerja.
2. Untuk mencari atau menyaring shift, isi kolom Cari nama atau kode…, pilih Status (Semua Status/Aktif/Tidak Aktif), lalu klik ikon pencarian.
3. Untuk menambah shift baru, klik Tambah Shift, isi Kode Shift (contoh: REG, PAGI, MALAM) dan Nama Shift, isi Toleransi Terlambat (menit), lalu pada tabel Jadwal Jam Kerja Per Hari centang hari yang aktif dan isi Jam Masuk serta Jam Pulang untuk masing-masing hari (hari yang tidak dicentang dianggap libur). Centang Shift Aktif, lalu klik Simpan Shift.
4. Untuk mengubah shift, klik ikon pensil (Edit) pada baris shift, ubah data, lalu klik Simpan Perubahan.
5. Untuk mengaktifkan/menonaktifkan shift, klik ikon status pada baris shift, lalu konfirmasi dialog Yakin ingin menonaktifkan/mengaktifkan shift ini?.
6. Untuk menghapus shift, klik ikon tempat sampah (Hapus) pada baris shift, lalu konfirmasi dialog Yakin ingin menghapus shift kerja ‘{nama}’?.

Hasil: Shift tersimpan dan tersedia sebagai pilihan Shift pada form data pegawai, digunakan untuk menghitung keterlambatan dan durasi kerja harian.

Perhatian

Shift yang masih dipakai oleh pegawai tidak dapat dihapus.

Mengelola Lokasi Kantor

Lokasi Kantor mengatur titik koordinat dan radius geofencing tempat pegawai boleh melakukan absensi (clock in/clock out).

1. Buka HR › Master Data › Lokasi Kantor.
2. Untuk mencari atau menyaring lokasi, isi kolom Cari nama, kode, atau alamat…, pilih Status dan/atau Kota, lalu klik Filter.
3. Untuk menambah lokasi baru, klik Tambah Lokasi, isi Nama Lokasi, Kode Lokasi (opsional), pilih Status, isi Alamat, Kota, dan Provinsi.
4. Tentukan titik lokasi dengan klik pada peta, menggeser marker, klik Gunakan Lokasi Saat Ini (mengambil GPS perangkat), atau mengisi manual kolom Latitude dan Longitude.
5. Isi Radius (meter) atau klik salah satu tombol preset (25m, 50m, 100m (default), 200m, 500m, 1km), lalu klik Pusatkan Peta bila perlu.
6. Klik Tambah Lokasi untuk menyimpan.
7. Untuk mengubah lokasi, klik ikon pensil (Edit) pada baris lokasi, ubah data, lalu klik Simpan Perubahan.
8. Untuk mengaktifkan/menonaktifkan lokasi, klik ikon status pada baris lokasi, lalu konfirmasi dialog Nonaktifkan/Aktifkan lokasi {nama}?.
9. Untuk menghapus lokasi, klik ikon tempat sampah (Hapus), lalu konfirmasi dialog Yakin ingin menghapus lokasi “{nama}”?.

Hasil: Lokasi tersimpan dan tersedia sebagai pilihan Lokasi Kantor pada form data pegawai serta halaman Lokasi Absensi pegawai.

Perhatian

Lokasi yang masih ditetapkan ke pegawai tidak dapat dihapus.

Mengelola Komponen Gaji

Komponen Gaji adalah daftar tunjangan dan potongan yang dapat di-assign ke pegawai pada tab Komponen Gaji di halaman detail pegawai.

1. Buka HR › Master Data › Komponen Gaji.
2. Perhatikan kartu ringkasan Total Komponen, Aktif, Tunjangan, dan Potongan.
3. Untuk mencari atau menyaring, isi kolom Cari nama atau kode…, pilih Tipe Komponen (Tunjangan atau Potongan), lalu klik Cari.
4. Untuk menambah komponen baru, klik Tambah Komponen, isi Nama Komponen (contoh: Tunjangan Transportasi) dan Kode (contoh: TRANS, huruf kapital dan underscore saja), pilih Tipe Komponen, isi Nilai Default (Rp), centang Kena Pajak (PPh 21), Nilai Tetap (Fixed), dan/atau Aktif sesuai kebutuhan, lalu klik Simpan Komponen.
5. Untuk mengubah komponen, klik ikon pensil (Edit) pada baris komponen, ubah data, lalu klik Simpan Perubahan.
6. Untuk mengaktifkan/menonaktifkan komponen, klik ikon status pada baris komponen, lalu konfirmasi dialog Yakin ingin menonaktifkan/mengaktifkan komponen ini?.

Hasil: Komponen tersimpan dan muncul sebagai pilihan checkbox pada halaman Kelola Komponen Gaji pegawai.

Catatan

Komponen gaji tidak memiliki tombol Hapus pada tabel; gunakan Nonaktifkan untuk komponen yang tidak lagi dipakai.

Mengelola Hari Libur

Hari Libur digunakan sebagai referensi hari libur pada perhitungan absensi dan lembur (hari libur nasional, cuti bersama, dan sejenisnya).

1. Buka HR › Master Data › Hari Libur.
2. Perhatikan kartu ringkasan Total Libur {tahun}, Libur Nasional, Hari Raya, dan Akan Datang.
3. Untuk menyaring, isi kolom Cari nama hari libur…, pilih Tahun dan/atau Tipe Libur (Libur Nasional, Libur Perusahaan, Cuti Bersama, atau Hari Raya Keagamaan), lalu klik Cari.
4. Untuk menambah hari libur baru, klik Tambah Libur, isi Nama Hari Libur (contoh: Hari Kemerdekaan RI), Tanggal, dan Tipe Libur. Pada bagian Berlaku Untuk, centang unit kerja tertentu bila libur ini hanya berlaku untuk unit tersebut (kosongkan agar berlaku untuk semua unit kerja), centang Aktif, lalu klik Tambah Hari Libur.
5. Untuk mengubah hari libur, klik ikon pensil (Edit) pada baris hari libur, ubah data, lalu klik Simpan Perubahan.
6. Untuk mengaktifkan/menonaktifkan hari libur, klik ikon status pada baris hari libur, lalu konfirmasi dialog Yakin ingin menonaktifkan/mengaktifkan hari libur ini?.
7. Untuk menghapus hari libur, klik ikon tempat sampah (Hapus), lalu konfirmasi dialog Yakin ingin menghapus hari libur ‘{nama}’?.

Mengimpor hari libur nasional

1. Pada tahun 2025, klik tombol Import 2025 (muncul hanya saat filter Tahun berada di 2025), lalu konfirmasi dialog Import hari libur nasional 2025?.

Hasil: Hari libur tersimpan dan diperhitungkan dalam kalkulasi kehadiran serta perhitungan lembur (hari libur/weekend memakai multiplier lembur yang berbeda).

Catatan

Tombol Import 2025 hanya tersedia untuk tahun 2025. Jika mencoba mengimpor pada tahun lain, sistem menampilkan pesan “Import hanya tersedia untuk tahun 2025.”

Mengelola Jenis Cuti

Jenis Cuti menentukan pilihan jenis cuti (cuti tahunan, cuti sakit, dan sejenisnya) yang dapat diajukan pegawai, beserta aturan kuota dan pengajuannya.

1. Buka HR › Master Data › Jenis Cuti.
2. Untuk mencari, isi kolom Cari nama atau kode… lalu klik ikon pencarian.
3. Untuk menambah jenis cuti baru, klik Tambah Jenis Cuti, isi Nama Jenis Cuti (contoh: Cuti Tahunan) dan Kode (contoh: CT), isi Kuota Default (hari/tahun), Min. Hari Pengajuan Sebelumnya (0 = bisa mengajukan kapan saja), dan Maks. Hari per Pengajuan (kosongkan jika tidak ada batasan). Centang Cuti Dibayar, Perlu Lampiran, dan/atau Aktif sesuai kebutuhan, lalu klik Simpan.
4. Untuk mengubah jenis cuti, klik ikon pensil (Edit) pada baris jenis cuti, ubah data, lalu klik Simpan Perubahan.
5. Untuk mengaktifkan/menonaktifkan jenis cuti, klik ikon status pada baris jenis cuti, lalu konfirmasi dialog Yakin?.
6. Untuk menghapus jenis cuti, klik ikon tempat sampah (Hapus), lalu konfirmasi dialog Yakin ingin menghapus?.

Hasil: Jenis cuti tersimpan dan tersedia sebagai pilihan saat pegawai mengajukan cuti; kuota tahun berjalan otomatis dibuatkan untuk pegawai berdasarkan jenis cuti yang aktif.

Perhatian

Jenis cuti yang sudah pernah diajukan pegawai tidak dapat dihapus.

Mengelola Jenis Izin

Jenis Izin menentukan pilihan jenis izin (izin datang terlambat, izin pulang cepat, dan sejenisnya) yang dapat diajukan pegawai.

1. Buka HR › Master Data › Jenis Izin.
2. Perhatikan kartu ringkasan Total Jenis Izin, Aktif, dan Pengaruhi Absensi.
3. Untuk mencari, isi kolom Cari nama atau kode… lalu klik Cari.
4. Untuk menambah jenis izin baru, klik Tambah Jenis Izin, isi Nama Jenis Izin (contoh: Izin Datang Terlambat) dan Kode (contoh: IDT, huruf kapital dan angka saja), isi Maksimal Durasi (jam) (kosongkan jika tidak ada batas durasi). Centang Wajib Lampiran bila pegawai harus melampirkan dokumen pendukung, Pengaruhi Absensi bila izin ini diperhitungkan dalam laporan kehadiran, dan Aktif, lalu klik Tambah Jenis Izin.
5. Untuk mengubah jenis izin, klik ikon pensil (Edit) pada baris jenis izin, ubah data, lalu klik Simpan Perubahan.
6. Untuk mengaktifkan/menonaktifkan jenis izin, klik ikon status pada baris jenis izin, lalu konfirmasi dialog Yakin ingin menonaktifkan/mengaktifkan jenis izin ini?.

Hasil: Jenis izin tersimpan dan tersedia sebagai pilihan saat pegawai mengajukan izin.

Catatan

Jenis izin tidak memiliki tombol Hapus pada tabel; gunakan Nonaktifkan untuk jenis izin yang tidak lagi dipakai.

Tips & Catatan

Tips

Gunakan kolom pencarian dan filter di setiap tabel master untuk mempercepat pencarian data, terutama pada Hari Libur dan Komponen Gaji yang menyediakan filter tahun/tipe.

Catatan

Kode (misalnya Kode Jabatan, Kode Unit Kerja, Kode Shift) otomatis dikonversi menjadi huruf besar oleh sistem.

Perhatian

Data master yang sudah dipakai di transaksi lain (pegawai, dokumen, payroll) umumnya tidak dapat dihapus. Gunakan aksi Nonaktifkan sebagai gantinya.

Terkait

• Kepegawaian (HR)
• Manajemen Pegawai
• Pengaturan & Persetujuan HR