Potongan Gaji

Ringkasan

Halaman Potongan Gaji mengelola batch (kumpulan) pemotongan gaji anggota per periode, berdasarkan setoran simpanan dengan Metode Setoran Potong Gaji dan angsuran pinjaman dengan Metode Pembayaran Angsuran Potong Gaji. Prosesnya mencakup pembuatan batch, penyesuaian alokasi per anggota, impor data persetujuan dari perusahaan/instansi, konfirmasi, hingga posting batch menjadi jurnal akuntansi dan transaksi simpanan/pinjaman.

Hak Akses

Membutuhkan izin Keuangan › Potongan Gaji untuk batch potongan gaji (lihat, tambah, ubah, hapus, konfirmasi, posting, ekspor). Laporan potongan gaji menggunakan izin terpisah pada grup Keuangan › Laporan.

Jika menu Potongan Gaji tidak muncul, hubungi admin untuk meminta akses.

Melihat dan mencari daftar batch potongan gaji

1. Buka Keuangan › Potongan Gaji › Semua Batch.
2. Isi kotak pencarian dengan nomor batch atau nama grup, lalu klik Cari.
3. Klik Filter untuk membuka panel Filter Potongan Gaji, lalu pilih Status, Tahun, Bulan, dan/atau Grup Anggota, lalu klik Terapkan Filter.

Hasil: Tabel menampilkan kolom No. Batch, Periode, Grup, Jml Anggota, Total Potongan, Total Disetujui, Status (Draf/Dikonfirmasi/Diposting), dan Aksi. Filter yang aktif tampil sebagai chip di atas tabel dan dapat dihapus lewat tombol Reset Filter.

Hasil jika daftar kosong: Tabel menampilkan pesan “Tidak ada data potongan gaji” beserta keterangan “Belum ada batch potongan gaji yang sesuai filter”.

Membuat batch potongan gaji baru

1. Pada halaman Semua Batch, klik Buat Batch Baru.
2. Pilih Bulan dan isi Tahun.
3. Pilih Grup Anggota.
4. Isi Catatan jika perlu.
5. Klik Buat Batch.

Hasil: Muncul notifikasi “Batch potongan gaji berhasil dibuat dengan N item.” dan Anda diarahkan ke halaman detail batch. Sistem membuat satu item potongan untuk setiap rekening simpanan dan angsuran pinjaman berjadwal Potong Gaji milik anggota pada grup dan periode tersebut.

Catatan

Tidak bisa membuat dua batch aktif (berstatus selain Diposting) untuk kombinasi bulan, tahun, dan grup anggota yang sama. Jika mencoba, aplikasi menampilkan error “Sudah ada batch aktif untuk periode dan grup yang sama”.

Melihat detail batch potongan gaji

1. Pada halaman Semua Batch, klik nomor batch atau tautan Lihat pada baris yang dituju.

Hasil: Anda melihat nomor batch dan status di bagian atas, kartu Total Anggota, Total Potongan, Total Disetujui, dan Selisih, diikuti tabel Detail Per Anggota dengan kolom NIP, Nama, Jenis (Simpanan/Pinjaman), Produk / No. Rekening, Potongan, Disetujui, dan Status (Pending, Adjusted, Posted, atau Skipped, ditampilkan apa adanya dalam bahasa Inggris). Bagian bawah menampilkan metadata Dibuat oleh dan Tanggal dibuat.

Catatan

Kolom Status pada tabel Detail Per Anggota berbeda dari status batch secara keseluruhan (Draf/Dikonfirmasi/Diposting). Status item menunjukkan apakah jumlah potongan item tersebut masih sesuai perhitungan awal (Pending), sudah diubah manual (Adjusted), sudah diposting (Posted), atau dilewati (Skipped).

Mengedit alokasi potongan per anggota

Langkah ini hanya tersedia selama batch belum diposting.

1. Pada halaman detail batch, klik Edit Alokasi.
2. Untuk setiap anggota, ubah nilai Disetujui pada item yang perlu disesuaikan (nilai Potongan di sebelahnya bersifat baca saja sebagai acuan).
3. Untuk mendistribusikan satu nominal total secara merata ke seluruh item anggota, isi kotak Distribusi, lalu klik tombol Distribusi di samping nama anggota.
4. Untuk mengecualikan satu item dari batch (misalnya anggota mengundurkan diri), centang Skip pada item tersebut.
5. Klik Simpan Alokasi.

Hasil: Muncul notifikasi “Alokasi potongan gaji berhasil diperbarui.” Item yang jumlahnya diubah berstatus Adjusted, item yang dicentang Skip berstatus Skipped dengan jumlah disetujui Rp 0.

Mengunggah dan mengimpor data alokasi (CSV)

Gunakan langkah ini jika perusahaan/instansi anggota mengirimkan hasil persetujuan potongan gaji dalam bentuk berkas CSV.

1. Pada halaman detail batch, klik Ringkasan CSV untuk mengunduh berkas CSV batch saat ini sebagai template.
2. Ubah kolom Jumlah Disetujui pada berkas tersebut sesuai persetujuan perusahaan.
3. Kembali ke halaman detail batch, klik Upload CSV.
4. Klik kotak unggah untuk memilih berkas CSV yang sudah diubah.
5. Klik Upload & Proses.

Hasil: Muncul notifikasi “{jumlah} item berhasil diperbarui.”, disertai “Peringatan: …” jika ada baris yang tidak dapat diproses.

Catatan

Format berkas: pemisah kolom titik koma (;), 4 baris pertama adalah header dan dilewati saat impor, dengan kolom No. Anggota; Nama; Total Potongan; Jumlah Disetujui. Tombol Upload & Proses tidak aktif sampai sebuah berkas dipilih.

Menyegarkan batch (refresh)

Gunakan langkah ini jika ada perubahan data simpanan/pinjaman anggota (misalnya rekening baru atau anggota resign) setelah batch dibuat. Langkah ini hanya tersedia selama batch belum diposting.

1. Pada halaman detail batch, klik Refresh.
2. Konfirmasi dialog “Refresh batch ini? Item baru akan ditambahkan, item yang tidak berlaku akan dihapus, dan jumlah potongan akan diperbarui sesuai data terkini.”

Hasil: Muncul notifikasi “Batch berhasil di-refresh. X item ditambahkan, Y item dihapus, Z item diperbarui.”

Catatan

Refresh membaca ulang data simpanan dan pinjaman Potong Gaji milik grup dan periode batch. Alokasi Disetujui yang sudah Anda ubah manual pada item yang masih berlaku tidak hilang, kecuali item tersebut sudah tidak memenuhi syarat lagi (misalnya rekening ditutup) sehingga ikut terhapus.

Mengonfirmasi batch

1. Pada halaman detail batch berstatus Draf, klik Konfirmasi.
2. Konfirmasi dialog “Konfirmasi batch ini?”.

Hasil: Muncul notifikasi “Batch berhasil dikonfirmasi.” dan status batch berubah menjadi Dikonfirmasi.

Perhatian

Setelah dikonfirmasi, tombol Konfirmasi tidak akan tampil lagi untuk batch tersebut. Namun Anda masih dapat menggunakan Refresh, Edit Alokasi, dan Upload CSV selama batch belum diposting. Pastikan alokasi sudah benar sebelum melanjutkan ke posting.

Memposting batch

1. Pada halaman detail batch berstatus Dikonfirmasi, klik Posting.
2. Konfirmasi dialog “Posting batch ini? Tindakan ini akan membuat jurnal, transaksi simpanan, dan pembayaran pinjaman. Tindakan ini tidak bisa dibatalkan.”

Hasil: Muncul notifikasi “Batch berhasil diposting. Jurnal {no. jurnal} telah dibuat.” Status batch berubah menjadi Diposting, tombol Refresh, Edit Alokasi, dan Upload CSV hilang, dan tombol Lihat Jurnal muncul untuk membuka jurnal terkait di modul Akuntansi.

Tidak dapat dibatalkan

Posting batch akan membuat jurnal akuntansi, transaksi setoran simpanan, dan pembayaran angsuran pinjaman untuk seluruh item yang tidak di-skip. Tindakan ini tidak dapat dibatalkan. Pastikan seluruh alokasi Disetujui sudah diperiksa dan batch sudah dikonfirmasi sebelum memposting.

Mengunduh ringkasan dan detail CSV

1. Pada halaman detail batch, klik Ringkasan CSV untuk mengunduh ringkasan total potongan per anggota, atau klik Detail CSV untuk mengunduh rincian per item potongan.

Hasil: Berkas CSV terunduh ke perangkat Anda. Kedua tombol ini tersedia kapan saja, terlepas dari status batch.

Melihat laporan potongan gaji

1. Buka Keuangan › Laporan › Laporan Potongan Gaji.
2. Pilih Tahun, Bulan, Grup Anggota, dan/atau Status, lalu klik Terapkan.

Hasil: Anda melihat kartu Total Batch, Total Anggota, Total Potongan, dan Total Disetujui, diikuti tabel Ringkasan per Grup, Ringkasan per Periode, dan Rekapitulasi per Anggota (No. Anggota, Nama, Grup, Jml Simpanan, Jml Pinjaman, Total Potongan, Total Disetujui).

Melihat detail potongan per anggota dan mencetak bukti

1. Pada tabel Rekapitulasi per Anggota, klik nama anggota yang memiliki tautan (anggota dengan riwayat batch).

Hasil: Anda melihat kartu Informasi Anggota dan Informasi Batch, tabel Detail Item Potongan (Jenis, Produk, No. Rekening, Potongan, Disetujui, Status), dan tabel Batch Lainnya untuk Anggota Ini jika anggota tersebut pernah masuk batch lain.

2. Klik Cetak Bukti Potongan untuk membuka bukti potongan gaji anggota tersebut sebagai berkas PDF pada tab baru.

Tips & Catatan

Tips

Gunakan tombol Ringkasan CSV sebagai template saat meminta persetujuan potongan gaji ke bagian keuangan perusahaan/instansi anggota, lalu unggah kembali hasilnya lewat Upload CSV agar tidak perlu mengedit jumlah satu per satu di Edit Alokasi.

Catatan

Urutan status batch adalah Draf → Dikonfirmasi → Diposting. Refresh, Edit Alokasi, dan Upload CSV tetap tersedia pada status Draf maupun Dikonfirmasi, dan baru dikunci setelah batch diposting.

Terkait

• Keuangan
• Simpanan
• Pinjaman
• Pengaturan Keuangan