Kehadiran

Ringkasan

Modul Kehadiran mencakup dua sisi penggunaan: presensi mandiri (Absensi) untuk setiap pegawai, dan pengelolaan kehadiran seluruh pegawai (Kelola Absensi) untuk staf HR/admin, termasuk koreksi data, input manual, impor data dari mesin fingerprint, dan ekspor laporan.

Hak Akses

Presensi mandiri (Absensi, Riwayat Absensi) dapat diakses oleh setiap pengguna yang terdaftar sebagai pegawai. Untuk mengelola kehadiran seluruh pegawai, mengoreksi data, dan mengekspor laporan, dibutuhkan izin Kehadiran (lihat, kelola, koreksi, ekspor). Mengimpor data dari mesin fingerprint membutuhkan izin tambahan untuk impor dan unduh template.

Jika menu Kehadiran tidak muncul di sidebar, hubungi admin untuk meminta akses.

Melakukan presensi (clock in/clock out)

1. Buka HR › Kehadiran, atau klik Clock In/Out pada halaman Riwayat Absensi.
2. Tunggu status lokasi menjadi ✓ Lokasi berhasil didapatkan (aplikasi meminta izin lokasi GPS peramban).
3. Klik Clock In untuk mencatat kedatangan.
4. Setelah bekerja, kembali ke halaman ini dan klik Clock Out untuk mencatat kepulangan.

Hasil: Kartu Status Hari Ini menampilkan jam Clock In/Clock Out, status kehadiran (misalnya Hadir atau Terlambat), dan Durasi Kerja.

Perhatian

Tombol Clock In dan Clock Out hanya aktif setelah lokasi GPS berhasil didapatkan. Jika peramban menolak izin lokasi, tombol tetap nonaktif dan presensi tidak dapat dilakukan.

Catatan

Anda hanya dapat Clock In satu kali dan Clock Out satu kali per hari. Jika Anda sudah clock in, tombol berubah menjadi Sudah Clock In; begitu juga untuk clock out.

Melihat riwayat absensi pribadi

1. Buka HR › Kehadiran, lalu buka halaman Riwayat Absensi.
2. Perhatikan kartu Status Hari Ini dan ringkasan statistik bulan berjalan (Total Hari, Hadir, Terlambat, Tidak Hadir, Cuti, Izin, Jam Kerja, Menit Telat).
3. Untuk melihat bulan lain, pilih Bulan dan Tahun, lalu klik Filter.
4. Klik Detail pada baris tanggal tertentu untuk melihat rincian presensi hari itu.

Hasil: Tabel menampilkan riwayat kehadiran Anda per tanggal, lengkap dengan Clock In, Clock Out, Durasi, Telat, dan Sumber data (misalnya Web atau Mesin Fingerprint).

Mengelola kehadiran seluruh pegawai

1. Buka HR › Kehadiran › Daftar Absensi.
2. Perhatikan sembilan kartu ringkasan (Total, Hadir, Terlambat, Tidak Hadir, Cuti, Izin, Libur, Dinas, Jam Lembur) untuk periode yang ditampilkan.
3. Gunakan kolom Cari nama / NIP… untuk mencari pegawai tertentu, atau klik pintasan Hari Ini, Minggu Ini, atau Bulan Ini.
4. Klik Filter untuk membuka panel Filter Absensi, lalu atur Rentang Tanggal (Dari Tanggal/Sampai Tanggal), Tipe Pegawai, Pegawai, dan/atau Status, kemudian klik Terapkan Filter.
5. Klik ikon mata (Detail) pada baris pegawai untuk membuka detail absensi, atau ikon pensil (Edit) untuk mengubah data langsung.

Hasil: Tabel Data Absensi menampilkan pegawai, status kehadiran, jam Clock In/Clock Out, Durasi, dan Lembur untuk periode yang difilter.

Tips

Saat filter tanggal berupa satu hari tunggal, panel Belum Absen di sebelah kanan menampilkan daftar pegawai yang belum melakukan presensi pada tanggal tersebut, lengkap dengan tautan + Input untuk langsung mengisi kehadirannya.

Menambah data kehadiran secara manual

1. Pada halaman Manajemen Absensi, klik Input Manual (atau klik + Input pada daftar Belum Absen untuk pegawai tertentu).
2. Pilih Pegawai dan isi Tanggal.
3. Pilih Shift dan Status kehadiran.
4. Isi Clock In dan Clock Out jika ada.
5. Isi Keterlambatan (menit), Pulang Awal (menit), Jam Kerja, dan Jam Lembur jika diperlukan.
6. Isi Catatan jika perlu, lalu klik Tambah Absensi.

Hasil: Data kehadiran baru tersimpan dengan sumber Manual, dan Anda diarahkan kembali ke Manajemen Absensi untuk tanggal tersebut.

Mengoreksi data kehadiran

1. Pada halaman Manajemen Absensi, klik ikon mata (Detail) pada baris pegawai untuk membuka halaman Detail Absensi.
2. Pada panel Form Koreksi di sisi kanan, ubah Clock In, Clock Out, Status, dan/atau Catatan sesuai kondisi yang benar.
3. Isi kolom Alasan Koreksi (wajib diisi).
4. Klik Simpan Koreksi.

Hasil: Data kehadiran diperbarui, badge Dikoreksi muncul pada data tersebut, dan riwayat koreksi (siapa yang mengoreksi, kapan, dan alasannya) tercatat pada bagian Riwayat Koreksi.

Perhatian

Alasan koreksi wajib diisi. Tanpa alasan, sistem menolak perubahan dengan pesan “Alasan koreksi harus diisi.”.

Mengubah atau menghapus data kehadiran

1. Pada halaman Manajemen Absensi, klik ikon pensil (Edit) pada baris pegawai untuk membuka form edit, ubah data yang diperlukan, lalu klik Simpan Perubahan.
2. Untuk menghapus data, buka halaman Detail Absensi data tersebut, lalu pada bagian Zona Berbahaya, klik Hapus Data Absensi.

Bahaya

Menghapus data absensi tidak dapat dibatalkan. Pastikan Anda memang ingin menghapus data tersebut sebelum mengonfirmasi.

Mengimpor data kehadiran dari mesin fingerprint

1. Buka HR › Kehadiran › Import Fingerprint.
2. Perhatikan ringkasan Total Absensi Bulan Ini, Dari Mesin Fingerprint, dan Import Terakhir.
3. Jika belum memiliki file contoh, klik tautan Download Template.
4. Klik Import File Baru untuk membuka form upload lengkap.
5. Pada halaman Import Data Absensi, unggah file (Klik untuk upload atau drag & drop file, format .xls, .xlsx, atau .csv, maksimal 10 MB).
6. Pilih Tahun Data dan Bulan Data (untuk format tanggal yang tidak menyertakan tahun/bulan).
7. Pilih Identifikasi Pegawai Berdasarkan: NIP / Employee Number (Recommended), NIK, atau Nama Pegawai.
8. Pilih Mode Import: Update, Skip, atau Replace.
9. Klik Preview Data.
10. Pada halaman pratinjau, periksa ringkasan Total Record, Pegawai Ditemukan, Pegawai Tidak Cocok, serta Format terdeteksi dan tabel data per baris.
11. Jika data sudah sesuai, klik Import {jumlah} Record.

Hasil: Sistem menampilkan notifikasi jumlah data baru diimport, diupdate, dilewati, dan error, lalu Anda diarahkan ke halaman Import Fingerprint.

Perhatian

Data dari pegawai yang Tidak Cocok (ID/NIP di file tidak ditemukan di sistem) akan dilewati saat proses import. Periksa daftar pegawai tidak cocok pada halaman pratinjau sebelum melanjutkan.

Catatan

Mode Update tidak akan menimpa data yang berasal dari web/mobile (clock in/out mandiri pegawai). Mode Replace menimpa semua data pada tanggal terkait, gunakan dengan hati-hati.

Untuk melihat log impor sebelumnya, buka halaman Riwayat Import dari menu Import Fingerprint.

Mengekspor data kehadiran

1. Pada halaman Manajemen Absensi, atur rentang tanggal dan filter sesuai kebutuhan.
2. Klik Export, lalu pilih Export Excel atau Export PDF.

Hasil: Berkas laporan kehadiran untuk periode dan filter yang aktif akan terunduh.

Tips & Catatan

Tips

Gunakan pintasan Hari Ini, Minggu Ini, atau Bulan Ini pada halaman Manajemen Absensi untuk berpindah periode dengan cepat tanpa mengisi tanggal secara manual.

Catatan

Kartu Tingkat Kehadiran pada halaman Manajemen Absensi hanya tersedia saat filter tanggal berupa satu hari tunggal.

Terkait

• Kepegawaian (HR)
• Manajemen Pegawai
• Cuti & Izin
• Laporan HR