Permintaan Pembelian (Purchase Request)

Ringkasan

Halaman Permintaan Pembelian digunakan untuk mengajukan kebutuhan barang dari sebuah gudang sebelum barang tersebut dipesan ke pemasok. Setiap Permintaan Pembelian (PR) harus disetujui terlebih dahulu sebelum dapat dijadikan dasar pembuatan Purchase Order (PO).

Catatan

Menu ini muncul sebagai Permintaan Pembelian baik pada sidebar (di dalam grup Pembelian) maupun pada judul halaman dan breadcrumb, jadi tidak ada perbedaan istilah di sini.

Hak Akses

Membutuhkan izin Inventaris › Permintaan Pembelian (lihat, tambah, ubah, hapus, setujui). Kemampuan setujui juga mengatur siapa yang dapat menolak permintaan (aksi Tolak memakai izin yang sama dengan Setujui).

Membuat PO dari sebuah PR yang sudah disetujui membutuhkan izin tambahan Inventaris › Purchase Order (tambah).

Jika menu Permintaan Pembelian tidak muncul, hubungi admin untuk meminta akses.

Melihat dan mencari daftar permintaan pembelian

1. Buka Inventaris › Pembelian › Permintaan Pembelian.
2. Isi kotak pencarian dengan nomor permintaan, lalu klik Cari.
3. Klik Filter untuk membuka panel penyaring, lalu pilih Status, Dari Gudang, dan/atau rentang Dari Tanggal/Sampai Tanggal.

Gambar 1: Halaman Permintaan Pembelian.

Hasil: Tabel menampilkan kolom No. PR, Tanggal, Dari Gudang, Jatuh Tempo, Status, Dibuat Oleh, dan Aksi. Filter yang aktif tampil sebagai chip di atas tabel dan dapat dihapus satu per satu atau sekaligus lewat Reset Filter.

4. Klik Ekspor CSV untuk mengunduh daftar permintaan (mengikuti pencarian dan filter yang sedang aktif) sebagai berkas CSV.

Membuat permintaan pembelian

Membuat permintaan pembelian mengikuti alur 3 langkah: Detail Permintaan → Tambah Item → Kirim Permintaan.

1. Pada halaman Permintaan Pembelian, klik Buat Permintaan.
2. Pilih Dari Gudang (wajib).
3. Isi Jatuh Tempo dan Catatan jika diperlukan.
4. Klik Selanjutnya.

Gambar 2: Formulir Permintaan Pembelian (langkah 1: Detail).

Hasil: Notifikasi “Permintaan pembelian berhasil dibuat” muncul, dan Anda diarahkan ke langkah Tambah Item.

5. Pada langkah Tambah Item, klik Tambah Produk untuk membuka jendela pemilihan produk, atau gunakan kotak Scan barcode / ketik SKU + Enter untuk menambahkan produk secara cepat.
6. Pada jendela pemilihan produk, centang satu atau beberapa produk (kolom Kategori dan Stok ditampilkan sebagai bantuan), lalu klik Tambahkan.

7. Pada tabel item, ubah Qty dan Catatan langsung di kolom yang bersangkutan. Perubahan tersimpan otomatis.
8. Klik ikon hapus (tempat sampah) pada baris item untuk menghapusnya dari permintaan.
9. Klik Selanjutnya untuk melanjutkan ke langkah konfirmasi.

Catatan

Jika belum ada item yang ditambahkan, tombol Selanjutnya akan menampilkan peringatan “Tambahkan minimal 1 item sebelum melanjutkan”.

10. Pada langkah Kirim Permintaan, tinjau kembali data header dan daftar item permintaan.
11. Klik Kirim untuk mengajukan permintaan ke atasan untuk persetujuan, atau klik Batalkan untuk membatalkan permintaan ini.

Perhatian

Muncul dialog konfirmasi “Yakin ingin mengajukan Permintaan Pembelian ini?”. Setelah diajukan, status berubah menjadi Menunggu Persetujuan dan permintaan tidak dapat diubah lagi kecuali ditolak terlebih dahulu.

Hasil: Notifikasi “Permintaan pembelian berhasil diajukan untuk persetujuan.” muncul pada halaman Detail Permintaan Pembelian.

Mengubah permintaan pembelian

1. Pada halaman Permintaan Pembelian, cari baris permintaan yang berstatus Draft atau Ditolak.
2. Klik ikon edit (pensil) pada kolom Aksi, atau buka Detail Permintaan Pembelian lalu klik Ubah pada dropdown Aksi.
3. Ubah kolom Dari Gudang (hanya bisa diubah selama belum ada item), Jatuh Tempo, atau Catatan, lalu klik Selanjutnya untuk melewati kembali langkah Tambah Item dan Kirim Permintaan.

Catatan

Permintaan pembelian hanya dapat diubah selama berstatus Draft atau Ditolak. Permintaan yang sudah Menunggu Persetujuan, Disetujui, atau Dibatalkan tidak dapat diubah.

Menyetujui atau menolak permintaan pembelian

1. Buka Detail Permintaan Pembelian yang berstatus Menunggu Persetujuan.
2. Klik dropdown Persetujuan di pojok kanan atas.
3. Untuk menyetujui, klik Setujui.
4. Untuk menolak, klik Tolak, isi Alasan Penolakan (Wajib) pada dialog yang muncul, lalu klik Ya, tolak.

Perhatian

Menyetujui permintaan bersifat mengunci jumlah yang diminta setiap item sebagai Qty Teralokasi awal, dan mengaktifkan pembuatan Purchase Order dari permintaan ini. Menolak permintaan mengharuskan Anda mengisi alasan penolakan.

Hasil: Notifikasi “Permintaan pembelian berhasil disetujui.” atau “Permintaan pembelian berhasil ditolak.” muncul. Permintaan yang disetujui menampilkan kolom Qty Teralokasi, Qty Tersisa, dan status per item pada tabel Daftar Item. Permintaan yang ditolak menampilkan Alasan Penolakan dan dapat diubah kembali untuk diajukan ulang.

Membatalkan permintaan pembelian

1. Buka Detail Permintaan Pembelian yang ingin dibatalkan.
2. Klik dropdown Aksi, lalu klik Batalkan.
3. Klik OK (atau tombol setara pada peramban Anda) pada dialog konfirmasi “Apakah Anda yakin ingin membatalkan ini?”.

Hasil: Notifikasi “Permintaan pembelian berhasil dibatalkan.” muncul dan status berubah menjadi Dibatalkan.

Catatan

Permintaan pembelian dapat dibatalkan selama masih berstatus Draft, Menunggu Persetujuan, atau Ditolak. Permintaan yang sudah Disetujui tidak dapat dibatalkan lagi dari sini.

Menghapus permintaan pembelian

1. Buka Detail Permintaan Pembelian yang berstatus Draft.
2. Klik dropdown Aksi, lalu klik Hapus.
3. Klik OK pada dialog konfirmasi “Apakah Anda yakin ingin menghapus ini?”.

Tidak dapat dibatalkan

Menghapus permintaan pembelian bersifat permanen dan hanya tersedia selama statusnya masih Draft.

Mencetak permintaan pembelian

1. Buka Detail Permintaan Pembelian yang ingin dicetak.
2. Klik dropdown Aksi, lalu klik Cetak.

Hasil: Dokumen cetak terbuka di tab baru, menampilkan informasi permintaan, daftar item, serta kolom tanda tangan Dibuat Oleh, Disetujui Oleh, dan Mengetahui.

Membuat Purchase Order dari permintaan pembelian

Gunakan langkah ini untuk mengubah satu Permintaan Pembelian yang sudah disetujui menjadi Purchase Order ke pemasok tertentu.

Sebelum mulai

Tombol Buat PO hanya muncul pada Permintaan Pembelian berstatus Disetujui yang masih memiliki item dengan sisa kuantitas yang belum dipesankan.

1. Buka Detail Permintaan Pembelian yang berstatus Disetujui.
2. Klik Buat PO di pojok kanan atas.
3. Pilih Supplier dan Gudang Tujuan, isi Tanggal Order (wajib) dan Jatuh Tempo (terisi otomatis dari jatuh tempo permintaan), serta Termin Pembayaran dan Catatan jika diperlukan.
4. Pada tabel Pilih Item dari PR, isi Qty Diambil untuk tiap produk (terisi otomatis dengan sisa kuantitas yang tersedia dalam satuan order).
5. Klik Buat.

Hasil: Notifikasi “Purchase order berhasil dibuat.” muncul, dan Anda diarahkan ke halaman Tambah Item Purchase Order yang baru dibuat.

Catatan

Harga setiap item PO terisi otomatis dari harga pokok penjualan (HPP) produk saat ini dan dapat diubah kembali setelah PO dibuat, selama PO masih berstatus Draft. Lihat Pesanan Pembelian (Purchase Order) untuk langkah selanjutnya.

Tips & Catatan

Tips

Isi Jatuh Tempo sesuai kebutuhan riil di lapangan. Tanggal yang sudah lewat dan belum disetujui akan ditandai berwarna merah pada tabel daftar permintaan.

Catatan

Satu Permintaan Pembelian dapat menghasilkan lebih dari satu Purchase Order apabila sisa item dipesankan bertahap ke pemasok yang berbeda. Untuk memesan beberapa Permintaan Pembelian sekaligus dalam satu PO, gunakan fitur konsolidasi pada halaman Pesanan Pembelian (Purchase Order).

Pertanyaan Umum (FAQ)

Q: Bisakah saya menambahkan produk yang tidak tersedia stoknya ke Permintaan Pembelian?

A: Bisa. Permintaan Pembelian tidak memeriksa ketersediaan stok saat ini karena tujuannya justru untuk meminta pengadaan barang baru.

Q: Apa yang terjadi jika Permintaan Pembelian ditolak?

A: Status berubah menjadi Ditolak beserta alasan penolakan. Anda dapat membuka kembali halaman Ubah untuk merevisi data dan item, lalu mengajukannya kembali melalui langkah Kirim Permintaan.

Pemecahan Masalah

Masalah	Kemungkinan Penyebab	Solusi
Tombol Selanjutnya pada langkah Tambah Item menampilkan peringatan	Belum ada item yang ditambahkan	Tambahkan minimal 1 item sebelum melanjutkan
Tombol Buat PO tidak muncul di Detail Permintaan Pembelian	Permintaan belum berstatus Disetujui, atau semua item sudah sepenuhnya dipesankan ke PO lain	Pastikan permintaan sudah disetujui dan masih memiliki sisa kuantitas
Tidak bisa mengubah Permintaan Pembelian	Status sudah Menunggu Persetujuan, Disetujui, atau Dibatalkan	Hanya permintaan berstatus Draft atau Ditolak yang dapat diubah
Tombol Setujui/Tolak tidak muncul	Anda tidak memiliki izin setujui, atau permintaan tidak berstatus Menunggu Persetujuan	Hubungi admin untuk meminta izin, atau periksa status permintaan

Terkait

• Inventaris
• Pesanan Pembelian (Purchase Order)
• Penerimaan, Transfer, dan Retur Barang