Manajemen Pegawai

Ringkasan

Halaman Data Pegawai adalah pusat data master pegawai koperasi. Di sini Anda dapat menambah pegawai baru, mengubah data pribadi/kepegawaian/keuangan, mengaktifkan atau menonaktifkan pegawai, mengelola dokumen kepegawaian, mengatur komponen gaji, menetapkan lokasi kantor untuk absensi, serta mengimpor dan mengekspor data pegawai secara massal.

Hak Akses

Membutuhkan izin Manajemen Pegawai (lihat, tambah, ubah, aktifkan/nonaktifkan pegawai). Beberapa aksi tambahan memiliki izin tersendiri: melihat dan mengunduh dokumen pegawai, serta melihat/mengelola komponen gaji (gaji pokok dan komponen gaji hanya tampil jika Anda memiliki izin Data Keuangan Gaji).

Jika menu Data Pegawai tidak muncul di sidebar, hubungi admin untuk meminta akses.

Melihat dan mencari pegawai

1. Buka HR › Manajemen Pegawai › Data Pegawai.
2. Perhatikan empat kartu ringkasan di bagian atas: Total Pegawai, Pegawai Aktif, Tidak Aktif, dan Kontrak Berakhir (kontrak yang berakhir dalam 30 hari).
3. Untuk mencari pegawai, isi kolom Cari nama, NIP, email… lalu klik Cari.
4. Untuk menyaring daftar lebih lanjut, klik Filter, lalu pilih Status, Jabatan, dan/atau Tipe Pegawai pada panel Filter Pegawai yang muncul, kemudian klik Terapkan Filter.
5. Klik Reset Filter untuk menghapus semua filter yang aktif.
6. Klik nama pegawai pada kolom Pegawai, atau klik ikon mata (Detail) pada kolom Aksi, untuk membuka halaman detail pegawai.

Hasil: Halaman detail pegawai terbuka dengan tab Profil, Komponen Gaji (jika Anda memiliki izin), Kuota Cuti, Dokumen, dan Sanksi.

Catatan

Tabel Data Pegawai menampilkan kolom Pegawai (foto, nama, NIP), Jabatan, Unit Kerja, Tipe, Masa Kerja (dihitung otomatis dari Tanggal Bergabung), dan Status.

Menambah pegawai baru

1. Pada halaman Daftar Pegawai, klik Tambah Pegawai.
2. Pada bagian Akun Login, isi kolom Username / Nama Akun dan Email, lalu isi Password dan Konfirmasi Password.
3. Pada bagian Data Pribadi, isi kolom NIK / No. Pegawai (nomor induk pegawai/NIP), Nama Lengkap, dan Jenis Kelamin. Lengkapi juga bila tersedia: NIK (KTP), ID Fingerprint, No. Telepon, Tempat Lahir, Tanggal Lahir, Agama, Status Pernikahan, dan Alamat.
4. Pada bagian Data Kepegawaian, pilih Jabatan, Unit Kerja, Shift, Golongan, dan Tipe Pegawai.
5. Isi Tanggal Bergabung.
6. Pada bagian Data Keuangan, isi Gaji Pokok (jika kolom ini muncul untuk Anda) serta Nama Bank, No. Rekening, Nama Pemilik Rekening, NPWP, Status PTKP, No. BPJS Kesehatan, dan No. BPJS Ketenagakerjaan sesuai kebutuhan.
7. Jika daftar Lokasi Kantor tersedia, centang lokasi tempat pegawai ini boleh melakukan absensi.
8. Klik Tambah Pegawai untuk menyimpan.

Hasil: Pegawai baru tersimpan dan Anda diarahkan ke halaman detailnya. Sistem otomatis membuatkan saldo cuti tahun berjalan untuk pegawai ini berdasarkan Jenis Cuti yang aktif.

Catatan

Kolom Tipe Pegawai menentukan kolom apa saja yang wajib diisi: memilih Harian menampilkan kolom Skill Level dan Seksi/Bagian (wajib), sedangkan memilih Kontrak menampilkan kolom Tanggal Akhir Kontrak (wajib).

Perhatian

Kolom NIK / No. Pegawai (nomor induk pegawai) berbeda dengan kolom NIK (KTP) (nomor KTP). Pastikan Anda mengisi keduanya dengan benar agar tidak tertukar.

Mengubah data pegawai

1. Buka halaman detail pegawai, lalu klik Edit di pojok kanan atas. Atau, dari Daftar Pegawai, klik ikon pensil (Edit) pada baris pegawai yang dituju.
2. Ubah kolom yang diperlukan pada bagian Akun Login, Data Pribadi, Data Kepegawaian, Data Keuangan, dan/atau Lokasi Kantor.
3. Klik Simpan Perubahan.

Hasil: Data pegawai diperbarui dan Anda diarahkan kembali ke halaman detail pegawai.

Catatan

Saat mengubah data, kolom Password dapat dikosongkan jika Anda tidak ingin mengubah kata sandi login pegawai.

Mengaktifkan atau menonaktifkan pegawai

1. Pada Daftar Pegawai, klik ikon status (lingkaran silang/centang) pada kolom Aksi di baris pegawai yang dituju.
2. Konfirmasi dialog Nonaktifkan pegawai {nama}? atau Aktifkan pegawai {nama}?.

Hasil: Status pegawai berubah menjadi Aktif atau Non-Aktif dan badge status pada tabel serta halaman detail ikut diperbarui.

Perhatian

Menonaktifkan pegawai tidak menghapus datanya, namun pegawai berstatus Non-Aktif tidak lagi dihitung sebagai pegawai aktif pada dasbor HR dan proses payroll.

Mengelola dokumen pegawai

1. Buka halaman detail pegawai, lalu klik tab Dokumen.
2. Klik Tambah Dokumen.
3. Pilih Jenis Dokumen (misalnya KTP, Kartu Keluarga, NPWP, Ijazah, Transkrip Nilai, Sertifikat, SKCK, Surat Keterangan Sehat, Kartu BPJS Kesehatan, Kartu BPJS Ketenagakerjaan, Kontrak Kerja, SK Pengangkatan, SK Mutasi, SK Promosi, Pas Foto, SIM, Paspor, atau Lainnya).
4. Isi kolom Nomor Dokumen (opsional) dan Nama File.
5. Isi kolom URL File dengan tautan lengkap file dokumen yang sudah diunggah ke penyimpanan.
6. Isi Tanggal Terbit dan Tanggal Kadaluarsa jika dokumen memiliki masa berlaku. Kosongkan Tanggal Kadaluarsa jika dokumen tidak kedaluwarsa.
7. Isi Catatan jika perlu, lalu klik Simpan Dokumen.

Hasil: Dokumen muncul pada tabel tab Dokumen dengan status Berlaku, Segera Habis, Kadaluarsa, atau Tanpa Expiry.

Untuk mengubah atau menghapus dokumen, klik ikon pensil (Edit) atau ikon tempat sampah (Hapus) pada baris dokumen di tabel yang sama.

Perhatian

Menghapus dokumen (tombol Hapus) akan meminta konfirmasi Hapus dokumen ini? dan tidak dapat dibatalkan.

Mengatur komponen gaji pegawai

1. Buka halaman detail pegawai, lalu klik tab Komponen Gaji.
2. Perhatikan ringkasan Gaji Pokok, Total Tunjangan, Total Potongan, dan Take Home Pay, serta rincian per komponen pada kolom Tunjangan dan Potongan.
3. Klik Kelola Komponen untuk mengubah komponen yang di-assign ke pegawai ini.
4. Pada halaman Kelola Komponen Gaji, centang komponen yang ingin diaktifkan di bagian Tunjangan dan/atau Potongan, lalu ubah nilai pada kolom Rp di sebelah kanan bila nilainya berbeda dari default.
5. Klik Simpan Komponen Gaji.

Hasil: Komponen gaji yang dicentang ter-assign ke pegawai dengan nilai sesuai yang Anda masukkan, dan ringkasan Take Home Pay pada tab Komponen Gaji ikut diperbarui.

Tips

Jika pegawai belum memiliki komponen gaji sama sekali, tombol Terapkan Default akan muncul pada tab Komponen Gaji. Klik tombol ini untuk langsung menerapkan semua komponen gaji dengan nilai default (nominal default masing-masing komponen).

Menetapkan lokasi kantor pegawai

Fitur ini mengatur pembatasan lokasi (geofencing) tempat pegawai boleh melakukan absensi.

1. Buka halaman detail pegawai.
2. Buka halaman Lokasi Absensi pegawai tersebut, lalu perhatikan ringkasan Geofencing: jika belum ada lokasi yang diatur, pegawai dapat absen dari lokasi manapun.
3. Klik Kelola Lokasi.
4. Centang satu atau beberapa Lokasi Kantor yang diizinkan, atau centang Pilih Semua Lokasi untuk mengizinkan semua lokasi terdaftar.
5. Klik Simpan Lokasi Absensi.

Hasil: Lokasi terpilih muncul pada daftar Lokasi Terdaftar dan hanya lokasi tersebut yang dapat digunakan pegawai untuk clock in/clock out.

Anda juga dapat menggunakan tombol Assign Semua untuk mengizinkan semua lokasi kantor sekaligus, atau Hapus Semua untuk menghapus seluruh batasan lokasi (pegawai kembali dapat absen dari lokasi manapun).

Catatan

Jika tidak ada satu pun lokasi yang dicentang, pegawai dianggap tidak memiliki batasan lokasi dan dapat melakukan absensi dari mana saja.

Mengimpor pegawai dari file Excel/CSV

1. Pada halaman Daftar Pegawai, klik Import.
2. Pada halaman Import Data Pegawai, klik Download Template untuk mengunduh format file terlebih dahulu jika belum memilikinya.
3. Klik area unggah (Klik untuk upload atau drag & drop file) dan pilih file .xlsx, .xls, atau .csv (maksimal 10 MB).
4. Pilih Mode Import: Update - Perbarui data pegawai yang sudah ada berdasarkan NIP atau Skip - Lewati baris jika NIP sudah terdaftar.
5. Klik Preview Data.
6. Pada halaman Preview Import Pegawai, periksa ringkasan Total Baris, Pegawai Baru, Akan Diperbarui, dan Error, serta tabel pratinjau per baris.
7. Jika data sudah sesuai, klik Lanjutkan Import.

Hasil: Sistem menampilkan notifikasi jumlah pegawai baru ditambahkan, pegawai diperbarui, baris dilewati, dan error, lalu Anda diarahkan kembali ke Daftar Pegawai.

Perhatian

Baris dengan error tidak akan diimport. Periksa daftar Baris dengan Error pada halaman preview sebelum melanjutkan, karena proses import tidak dapat dibatalkan setelah dikonfirmasi.

Catatan

Kolom NIP, Nama Lengkap, dan Email wajib diisi pada file impor. Pegawai baru (NIP belum terdaftar) akan selalu ditambahkan, terlepas dari Mode Import yang dipilih. Password untuk pegawai baru di-generate otomatis oleh sistem.

Mengekspor pegawai ke Excel

1. Pada halaman Daftar Pegawai, terapkan pencarian/filter jika ingin mengekspor data yang sudah disaring.
2. Klik Export Excel.

Hasil: Berkas Excel (.xlsx) berisi daftar pegawai sesuai pencarian dan filter yang sedang aktif akan terunduh.

Tips & Catatan

Tips

Gunakan kolom pencarian pada Daftar Pegawai untuk mencari cepat berdasarkan nama, NIP, atau email, sebelum membuka filter lanjutan.

Catatan

Pegawai yang sudah memiliki data payroll tidak dapat dihapus permanen dari sistem. Gunakan aksi Nonaktifkan sebagai gantinya.

Terkait

• Kepegawaian (HR)
• Kehadiran
• Cuti & Izin
• Master Data HR
• Laporan HR