Pengaturan & Persetujuan HR

Ringkasan

Menu Pengaturan pada modul HR berisi konfigurasi yang memengaruhi perhitungan payroll (PTKP, tarif PPh 21, BPJS, tarif lembur, dan pengaturan umum) serta pengaturan alur persetujuan (Workflow Approval, Pengganti Approver, dan Matriks Approval) untuk pengajuan cuti, izin, dan lembur pegawai.

Hak Akses

Membutuhkan izin Pengaturan HR. Setiap sub-halaman punya izin sendiri: Konfigurasi Payroll (lihat), Setting PTKP (lihat, kelola, reset), Tarif PPh 21 (lihat, kelola, reset), Setting BPJS (lihat, kelola, reset), Tarif Lembur (lihat, kelola), Pengaturan Umum (lihat, kelola), Riwayat Pengaturan (lihat), Workflow Approval (lihat, tambah, ubah, hapus), dan Pengganti Approver (lihat, tambah, ubah, aktifkan/nonaktifkan, hapus).

Jika menu Pengaturan atau salah satu sub-menunya tidak muncul, hubungi admin untuk meminta akses.

Mengatur PTKP

PTKP (Penghasilan Tidak Kena Pajak) adalah batas penghasilan yang tidak dikenakan pajak, digunakan sebagai dasar perhitungan PPh 21.

1. Buka HR › Pengaturan › Setting PTKP.
2. Pilih tab Pegawai Bulanan / Tetap atau Pegawai Harian.
3. Pada tab Pegawai Bulanan / Tetap, isi nominal PTKP tahunan untuk setiap status (Tidak Kawin TK/0–TK/3, Kawin K/0–K/3, dan Kawin, Istri Bekerja K/I/0–K/I/3). Isi Berlaku Mulai Tanggal jika ingin nilai baru berlaku efektif mulai tanggal tertentu (kosongkan jika berlaku mulai sekarang), lalu klik Simpan Perubahan.
4. Pada tab Pegawai Harian, isi Batas PTKP Harian (upah harian di bawah batas ini tidak dikenakan PPh 21) dan Batas PTKP Bulanan (jika akumulasi upah bulanan melebihi batas ini, PPh 21 dihitung ulang dengan metode tahunan), lalu klik Simpan Perubahan.

Hasil: Nilai PTKP tersimpan dan digunakan sebagai dasar perhitungan PPh 21 saat generate payroll.

Perhatian

Klik Reset Default 2024 (tab Bulanan) atau Reset Default (tab Harian) untuk mengembalikan seluruh nilai ke nilai bawaan sistem. Tindakan ini menimpa semua nilai PTKP yang sudah diubah.

Mengatur Tarif PPh 21

1. Buka HR › Pengaturan › Tarif PPh 21.
2. Pada bagian Metode Perhitungan PPh 21, pilih salah satu opsi: TER — Tarif Efektif Rata-rata (berlaku Januari–November, Desember direkonsiliasi dengan Pasal 17; sesuai PMK-168/2023) atau Tarif Progresif Pasal 17 (berlaku untuk seluruh bulan Januari–Desember).
3. Aktifkan atau nonaktifkan toggle Metode Gross-Up PPh 21 jika perusahaan menanggung PPh 21 karyawan (menambahkan Tunjangan Pajak ke slip gaji).
4. Klik Simpan Pengaturan untuk menyimpan metode dan status gross-up.
5. Jika metode aktif adalah TER, lihat tabel tarif efektif rata-rata pada tab TER A, TER B, dan TER C (tarif TER bersifat tetap sesuai PMK-168/2023 dan tidak dapat diubah dari halaman ini).
6. Jika metode aktif adalah Tarif Progresif Pasal 17, ubah nilai Dari (Rp), Sampai (Rp), dan Tarif (%) pada tabel Tarif Progresif Pasal 17, isi Berlaku Mulai Tanggal jika perlu, lalu klik Simpan Perubahan.

Hasil: Metode dan tarif PPh 21 tersimpan dan digunakan pada perhitungan saat generate payroll.

Perhatian

Klik Reset Default pada tabel Tarif Progresif Pasal 17 untuk mengembalikan seluruh baris ke tarif default UU HPP (UU No. 7/2021). Tindakan ini menimpa perubahan yang sudah dilakukan.

Mengatur BPJS

1. Buka HR › Pengaturan › Setting BPJS.
2. Isi Iuran Karyawan (%), Iuran Perusahaan (%), dan Batas Maksimal Gaji (Rp) untuk BPJS Kesehatan.
3. Isi Iuran Karyawan (%) dan Iuran Perusahaan (%) untuk BPJS JHT (Jaminan Hari Tua).
4. Isi Iuran Karyawan (%), Iuran Perusahaan (%), dan Batas Maksimal Gaji untuk BPJS JP (Jaminan Pensiun).
5. Isi JKK - Jaminan Kecelakaan Kerja (%) dan JKM - Jaminan Kematian (%) pada bagian JKK & JKM (Perusahaan) (kedua komponen ini murni tanggungan perusahaan).
6. Isi Berlaku Mulai Tanggal jika perlu, lalu klik Simpan Perubahan.

Hasil: Tarif BPJS tersimpan dan digunakan saat menghitung potongan dan tunjangan BPJS pada payroll.

Perhatian

Klik Reset Default untuk mengembalikan seluruh tarif BPJS ke nilai default. Tindakan ini menimpa semua tarif yang sudah diubah.

Mengatur Tarif Lembur

1. Buka HR › Pengaturan › Tarif Lembur.
2. Pilih tab Karyawan Bulanan / Tetap untuk melihat referensi tarif lembur per jenis hari (Senin – Sabtu, Hari Minggu, Libur Nasional, Libur Keagamaan / Cuti Bersama) beserta multiplier tiap jam sesuai PP No. 35 Tahun 2021. Klik Edit Tarif pada kartu jenis hari yang ingin diubah untuk membuka halaman pengaturan tarif per jam.
3. Pilih tab Pekerja Harian untuk mengatur tarif lembur nominal (Rp) per kode lembur (K1 sampai K5, mencerminkan akumulasi jam lembur) berdasarkan Skill Level pegawai harian.
4. Pada tab Pekerja Harian, isi nominal untuk Lembur Hari Biasa (per kombinasi skill level dan kode K1–K5), Lembur Hari Minggu, Lembur Hari Libur Keagamaan, dan Lembur Hari Libur Nasional (tiga bagian terakhir hanya menggunakan kode K1).
5. Isi Berlaku Mulai Tanggal, lalu klik Simpan Perubahan.

Hasil: Tarif lembur tersimpan dan digunakan saat menghitung upah lembur pegawai bulanan dan pegawai harian.

Catatan

Jika tarif lembur bulanan belum dikonfigurasi untuk jenis hari tertentu, sistem menggunakan tarif default PP 35/2021.

Mengatur Pengaturan Umum Payroll

1. Buka HR › Pengaturan › Pengaturan Umum.
2. Isi Berlaku Mulai Tanggal jika perlu.
3. Pada bagian Jadwal Payroll, isi Tanggal Cut-off (periode absensi berakhir setiap tanggal ini) dan Tanggal Pembayaran (gaji dibayarkan setiap tanggal ini).
4. Pada bagian Cut-off Absensi & Lembur, isi Hari Cut-off Absensi dan Offset Bulan Lembur (nilai default yang dipakai saat generate payroll, dapat ditimpa per proses).
5. Pada bagian Parameter Kerja, isi Hari Kerja per Bulan dan Jam Kerja per Hari.
6. Pada bagian Opsi Perhitungan, aktifkan/nonaktifkan toggle Auto Calculate PPh 21 (hitung PPh 21 otomatis saat generate payroll), Prorate Pegawai Baru (hitung gaji proporsional untuk pegawai baru), dan BPJS Masuk Gross (masukkan BPJS perusahaan ke perhitungan gaji bruto).
7. Klik Simpan Perubahan.

Hasil: Pengaturan umum tersimpan dan digunakan sebagai nilai default saat generate payroll bulanan.

Melihat riwayat perubahan pengaturan

1. Buka HR › Pengaturan › Riwayat Pengaturan.
2. Pilih Kategori pada dropdown filter (atau Semua Kategori), lalu klik Filter.
3. Tabel menampilkan Kategori, Kunci, Nilai, Keterangan, Berlaku Mulai, Status, dan Dibuat untuk setiap perubahan pengaturan.

Hasil: Anda dapat menelusuri riwayat perubahan seluruh pengaturan PTKP, PPh 21, BPJS, lembur, dan pengaturan umum, termasuk tanggal efektif dan status aktif/nonaktifnya.

Mengelola alur persetujuan (Workflow Approval)

Workflow Approval mengatur alur persetujuan berjenjang untuk pengajuan Cuti, Lembur (Rencana), Lembur (Aktual), dan Izin/Sakit. Setiap jenis pengajuan hanya dapat memiliki satu workflow.

1. Buka HR › Pengaturan › Workflow Approval.
2. Untuk menambah workflow baru, klik Tambah Workflow, isi Nama Workflow, pilih Jenis Pengajuan (Cuti, Lembur (Rencana), Lembur (Aktual), atau Izin/Sakit), isi Deskripsi (opsional), centang Aktif, lalu klik Buat Workflow.
3. Untuk mengubah workflow, klik Edit pada baris workflow, ubah data, lalu klik Simpan Perubahan.
4. Untuk mengaktifkan/menonaktifkan workflow, klik Aktifkan/Nonaktifkan pada baris workflow, lalu konfirmasi dialog.
5. Klik Detail pada baris workflow untuk membuka halaman detail berisi Level Approval dan Kondisi.

Menambahkan level approval

1. Pada halaman detail workflow, klik + Tambah Level di kartu Level Approval.
2. Isi Urutan Level dan pilih Tipe Approver (Atasan Langsung, Berdasarkan Role, Pengguna Tertentu, atau Kepala Unit Kerja).
3. Jika memilih tipe Pengguna Tertentu, pilih pengguna pada kolom Pengguna Tertentu. Jika memilih tipe Kepala Unit Kerja, pilih unit pada kolom Unit Kerja.
4. Centang Wajib jika level ini harus selalu dilalui, dan/atau Dapat dilewati jika level ini boleh di-skip pada kondisi tertentu.
5. Klik Tambah Level.

Hasil: Level approval muncul pada daftar Level Approval sesuai urutan. Untuk mengubah, klik Edit pada baris level; untuk menghapus, klik Hapus dan konfirmasi dialog Hapus level ini?.

Menambahkan kondisi tambahan

1. Pada halaman detail workflow, klik + Tambah Kondisi di kartu Kondisi.
2. Pilih Tipe Kondisi (Tambah Level atau Lewati Level).
3. Isi Field (contoh: total_days), pilih Operator (>, <, >=, <=, =, !=), dan isi Nilai (contoh: 3).
4. Pilih Level Tambahan (jika kondisi terpenuhi) bila kondisi ini menambahkan level approval tertentu.
5. Klik Tambah Kondisi.

Hasil: Kondisi muncul pada daftar Kondisi. Untuk mengubah, klik Edit pada baris kondisi; untuk menghapus, klik Hapus dan konfirmasi dialog Hapus kondisi ini?.

Catatan

Contoh kondisi: field total_days dengan operator > dan nilai 3 berarti “jika total hari cuti lebih dari 3 hari”, yang dapat dikaitkan dengan level approval tambahan.

Mengatur pengganti approver (Approver Substitutes)

Pengganti Approver memungkinkan pengajuan tetap dapat disetujui saat approver asli berhalangan (cuti, dinas luar, dll.) dalam rentang tanggal tertentu.

1. Buka HR › Pengaturan › Pengganti Approver.
2. Perhatikan tiga bagian: Aktif Sekarang, Akan Datang, dan Riwayat (20 terakhir).
3. Untuk menambah pengganti baru, klik Tambah Pengganti, pilih Approver Asli dan Pengganti, isi Tanggal Mulai dan Tanggal Selesai, isi Alasan (opsional), centang Aktif, lalu klik Tambah Pengganti.
4. Untuk mengubah data pengganti, klik Edit pada baris data, ubah data, lalu klik Simpan Perubahan.
5. Untuk mengaktifkan/menonaktifkan, klik Aktifkan/Nonaktifkan pada baris data, lalu konfirmasi dialog.
6. Untuk menghapus, klik Hapus pada baris data, lalu konfirmasi dialog.

Hasil: Selama rentang Tanggal Mulai–Tanggal Selesai berlaku, pengajuan yang seharusnya disetujui oleh Approver Asli dapat disetujui oleh Pengganti.

Melihat matriks approval

Matriks Approval menampilkan ringkasan seluruh alur persetujuan yang telah dikonfigurasi, per jenis pengajuan.

1. Buka HR › Pengaturan › Matriks Approval.
2. Tabel menampilkan setiap Jenis Pengajuan (Cuti, Lembur (Rencana), Lembur (Aktual), Izin/Sakit), Status workflow-nya (Aktif, Nonaktif, atau Tidak dikonfigurasi), detail approver pada setiap kolom Level 1, Level 2, dst., serta kolom Kondisi.
3. Klik Kelola Workflow → untuk berpindah ke halaman Workflow Approval.

Hasil: Anda dapat memeriksa secara sekilas apakah setiap jenis pengajuan sudah memiliki alur persetujuan, dan siapa approver pada setiap levelnya, tanpa perlu membuka detail workflow satu per satu.

Tips & Catatan

Tips

Gunakan halaman Matriks Approval sebagai titik awal untuk memeriksa jenis pengajuan mana yang belum memiliki workflow approval (Tidak dikonfigurasi) sebelum mengatur level dan kondisinya di halaman Workflow Approval.

Perhatian

Mengubah Metode Perhitungan PPh 21, tarif PTKP, BPJS, atau lembur akan memengaruhi hasil perhitungan pada payroll berikutnya. Pastikan Berlaku Mulai Tanggal sudah sesuai kebutuhan sebelum menyimpan.

Terkait

• Kepegawaian (HR)
• Master Data HR
• Penggajian Bulanan
• Cuti & Izin
• Lembur & Tugas Dinas