Keanggotaan (Anggota)

Ringkasan

Halaman Keanggotaan mengelola data anggota Koperasi mulai dari biodata, alamat, informasi bank, identitas dan pajak, hingga limit kredit angsuran dan limit pinjaman barang (goods plafon). Modul ini juga mencakup Kelompok Anggota, yaitu pengelompokan anggota (misalnya berdasarkan departemen kerja atau instansi mitra) yang dipakai untuk menentukan akun piutang saat memposting potongan gaji.

Hak Akses

Membutuhkan izin Keuangan › Keanggotaan untuk mengelola anggota (lihat, tambah, ubah, hapus, aktifkan, nonaktifkan, resign, ekspor) dan kelompok anggota (lihat, tambah, ubah, hapus) secara terpisah. Setiap kemampuan diberikan secara terpisah, sehingga tombol seperti Anggota Baru atau ikon ubah/hapus hanya muncul bagi pengguna yang memiliki izin tersebut.

Catatan

Halaman Analisis Resign yang dapat diakses dari detail anggota menggunakan izin Keuangan › Laporan (laporan pengunduran diri), bukan izin Keanggotaan. Tombol Analisis Resign tetap tampil di halaman detail anggota untuk semua pengguna, tetapi Anda akan diarahkan kembali ke Beranda jika belum memiliki izin laporan tersebut.

Jika menu Keanggotaan tidak muncul, hubungi admin untuk meminta akses.

Melihat dan mencari daftar anggota

1. Buka Keuangan › Keanggotaan › Daftar Anggota.
2. Isi kotak pencarian dengan nama, NIP, nomor anggota, atau email, lalu klik Cari.
3. Klik Filter untuk membuka panel penyaring, lalu pilih Status (Pending/Aktif/Tidak Aktif/Mengundurkan Diri) dan/atau Departemen.

Hasil: Tabel menampilkan kolom NIP (disertai nomor anggota di bawahnya), Nama, Email, Kelompok, Status, Limit Kredit (disertai sisa kredit tersedia), dan Aksi. Filter yang aktif tampil sebagai chip berwarna di atas tabel dan dapat dihapus satu per satu, atau sekaligus lewat tombol Reset Filter.

4. Klik Export CSV untuk mengunduh daftar anggota (mengikuti pencarian dan filter yang sedang aktif) sebagai berkas CSV.

Hasil jika daftar kosong: Tabel menampilkan pesan “Tidak ada data anggota” beserta keterangan “Belum ada anggota yang sesuai filter”.

Catatan

Filter dan kolom Departemen/Kelompok merujuk pada data yang sama, yaitu Kelompok Anggota yang dikaitkan ke anggota. Aplikasi menyebutnya Kelompok pada kolom tabel, tetapi Departemen pada label filter. Field ini berbeda dari kolom Department (teks bebas) pada formulir anggota, yang hanya berupa catatan nama departemen tanpa referensi ke data Kelompok Anggota.

Menambahkan anggota

1. Pada halaman Daftar Anggota, klik Anggota Baru.
2. Pada bagian Informasi Pribadi, pilih Kelompok, isi NIP (wajib, sertakan angka 0 di depan bila ada, misalnya 0055 bukan 55), Kode Kartu Belanja, Level (Staff atau Manager), Department (teks bebas), Tanggal Daftar (wajib), Nama Lengkap (wajib), Email (wajib), Nomor Telepon, Jenis Kelamin (Male/Female), Tanggal Lahir, Tempat Lahir, Status Pernikahan (Single/Married/Divorced/Widowed), Nama Pasangan, dan Agama.
3. Pada bagian Identitas & Pajak, isi Kewarganegaraan (terisi Indonesia secara default), Jenis Identitas (KTP/PASSPORT/ SIM), Nomor Identitas (KTP/Paspor), dan Nomor NPWP.
4. Pada bagian Alamat, isi Alamat Lengkap, lalu pilih Provinsi, Kota/Kabupaten, Kecamatan, dan Desa/Kelurahan secara berurutan (setiap pilihan memuat opsi pada kolom berikutnya), serta isi Kode Pos.
5. Pada bagian Kontak Darurat, isi Nama Kontak, Hubungan, dan Nomor Telepon.
6. Pada bagian Informasi Bank, pilih Bank dan isi Nomor Rekening, Nama Pemilik Rekening, serta Cabang.
7. Klik Simpan Anggota.

Hasil: Muncul notifikasi “Member was successfully created.” dan Anda diarahkan ke halaman Detail Anggota.

Catatan

Nomor anggota (format MBRyymm####) dibuat otomatis oleh sistem saat anggota disimpan dan tidak dapat diisi manual. Anggota baru selalu berstatus Pending sampai diaktifkan.

Melihat detail anggota

1. Pada halaman Daftar Anggota, klik ikon mata pada kolom Aksi, atau klik nama anggota jika tersedia sebagai tautan.

Hasil: Anda melihat status dan nomor anggota di bagian atas, diikuti kartu Informasi Pribadi, Identitas & Pajak, Alamat, Kontak Darurat, Informasi Bank, Informasi Kredit (limit, terpakai, tersedia, beserta persentase penggunaan), Informasi Plafon Barang (limit pinjaman barang beserta persentase penggunaan), dan tabel Pinjaman Aktif anggota tersebut.

Mengubah data anggota

1. Pada halaman Detail Anggota, klik Edit, atau klik ikon edit (pensil) pada kolom Aksi di Daftar Anggota.
2. Ubah kolom yang diperlukan. Kolom dan bagian formulir sama dengan saat menambahkan anggota.
3. Pada bagian Manajemen Kredit (hanya muncul saat mengubah anggota yang sudah tersimpan), isi Limit Angsuran Kredit, Limit Pinjaman Barang, dan pilih Status (Pending/Aktif/Tidak Aktif/ Mengundurkan Diri).
4. Pada bagian Lainnya, centang Tangguhkan Transaksi POS jika anggota tidak boleh bertransaksi di POS.
5. Klik Simpan Perubahan.

Hasil: Muncul notifikasi “Member was successfully updated.” dan Anda diarahkan ke halaman Detail Anggota.

Perhatian

Mengubah Status langsung dari formulir edit tidak melalui tombol aksi di halaman Detail Anggota (lihat bagian berikut), sehingga tidak memicu konfirmasi tambahan. Pastikan Anda memilih status yang benar sebelum menyimpan.

Mengaktifkan, menonaktifkan, dan mengundurkan diri (resign)

Tombol yang tersedia di halaman Detail Anggota menyesuaikan status anggota saat ini:

Status anggota saat ini	Tombol yang tersedia
Pending	Aktifkan
Aktif	Nonaktifkan, Resign
Tidak Aktif	Aktifkan Kembali
Mengundurkan Diri	(tidak ada tombol status)

1. Pada halaman Detail Anggota, klik tombol status yang sesuai, misalnya Nonaktifkan.
2. Muncul dialog konfirmasi, misalnya “Nonaktifkan anggota ini?”. Klik OK (atau tombol setara pada peramban Anda) untuk melanjutkan.

Hasil: Muncul notifikasi sesuai aksi, misalnya “Member has been deactivated.” Status anggota di bagian atas halaman ikut berubah.

Perhatian

Resign menandai anggota sebagai Mengundurkan Diri. Setelah itu tidak ada tombol untuk mengembalikan status secara langsung; Anda harus membuka Edit dan memilih ulang Status anggota. Tinjau Analisis Pengunduran Diri sebelum melakukan resign untuk memastikan simpanan dan pinjaman anggota sudah diselesaikan.

Mengatur kata sandi anggota

Gunakan langkah ini untuk mengatur ulang kata sandi anggota agar dapat masuk ke Portal Anggota.

1. Pada halaman Detail Anggota, buka bagian Atur Password Portal Anggota.
2. Isi Password Baru dan Konfirmasi Password.
3. Klik Simpan Password.

Hasil: Muncul notifikasi “Password anggota berhasil diatur.” Jika kolom kosong atau konfirmasi tidak cocok, muncul pesan “Password tidak boleh kosong.” atau “Konfirmasi password tidak cocok.”

Mengekspor kartu anggota

1. Pada halaman Detail Anggota, klik Kartu Anggota.

Hasil: Berkas PDF kartu anggota terbuka pada tab baru peramban Anda.

Melihat analisis pengunduran diri

Gunakan halaman ini untuk meninjau posisi keuangan anggota (total simpanan dibanding sisa hutang pinjaman) sebelum memprosesnya sebagai resign.

1. Pada halaman Detail Anggota, klik Analisis Resign.

Hasil: Anda melihat data anggota, catatan bahwa halaman ini hanya untuk analisis, tiga kartu ringkasan (Total Tabungan, Sisa Hutang, Posisi Bersih), tabel Rekening Tabungan, tabel Pinjaman Aktif / Belum Selesai, serta catatan tindak lanjut untuk admin.

2. Klik Download PDF untuk mengunduh laporan analisis ini sebagai berkas PDF.

Catatan

Halaman ini hanya untuk analisis. Proses penyelesaian tabungan, pelunasan pinjaman, dan penonaktifan akun tetap dilakukan secara manual oleh admin di halaman masing-masing (Simpanan, Pinjaman, dan Detail Anggota).

Mengelola kelompok anggota

1. Buka Keuangan › Keanggotaan › Grup Anggota.
2. Isi kotak pencarian dengan kode atau nama grup, lalu klik Cari.

Hasil: Tabel menampilkan kolom Kode, Nama, Tipe Grup (Anggota atau Mitra), Account (akun piutang potongan gaji), Jumlah Anggota, dan Aksi.

3. Klik Grup Baru untuk membuat grup baru, atau ikon edit (pensil) pada kolom Aksi untuk mengubah grup yang sudah ada.
4. Isi Kode (wajib, contoh: GRP001), Nama Grup (wajib, contoh: Kelompok Tani Makmur), pilih Tipe Grup, isi Deskripsi, dan pilih Akun Piutang Potongan Gaji.
5. Klik Simpan (grup baru) atau Simpan Perubahan (grup yang sudah ada).

Hasil: Muncul notifikasi “Member group was successfully created.” atau “Member group was successfully updated.”, dan Anda diarahkan ke halaman Detail Grup Anggota.

6. Untuk menghapus grup, klik Hapus pada halaman Detail Grup Anggota, lalu klik Ya, hapus pada dialog konfirmasi “Anda yakin ingin menghapus grup ‘(nama grup)’?”.

Hasil: Muncul notifikasi “Member group was successfully destroyed.”

Efek pada anggota

Menghapus grup anggota tidak dihalangi oleh anggota yang masih terhubung; anggota tersebut hanya kehilangan kaitan ke grup (kolom Kelompok menjadi kosong). Namun jika grup masih memiliki batch Potongan Gaji yang tercatat, penghapusan akan ditolak.

Tips & Catatan

Tips

Gunakan panel Filter pada Daftar Anggota untuk menemukan anggota yang masih berstatus Pending, lalu aktifkan secara massal satu per satu dari halaman detail masing-masing.

Catatan

Beberapa pilihan pada formulir anggota tetap ditampilkan dalam bahasa Inggris walau sebagian besar antarmuka berbahasa Indonesia, misalnya Jenis Kelamin (Male/Female), Status Pernikahan (Single/Married/Divorced/Widowed), dan Level (Staff/ Manager). Panduan ini mengikuti label yang benar-benar tampil pada layar.

Terkait

• Keuangan
• Simpanan
• Pinjaman
• Potongan Gaji